o. Parámetros generales para el manejo de facturación electrónica

Configuración de la factura electrónica

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En esta opción te permite definir los parámetros necesarios que el sistema requiere para la elaboración de las facturas de venta electrónicas, y el posterior envío del documento al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para parametrizar o modificar la factura electrónica de venta, te ubicas en el ícono de Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas.

Al ingresar, te muestra los tipos de facturas creados. Aquí elegirás el que deseas configurar y das clic en “editar”:

Al ingresar, el sistema te mostrará el siguiente mensaje en la parte superior:

Este te lleva al perfil de la organización para que puedas completar los datos de la empresa, puesto que estos harán efecto en la impresión de la factura de venta.

En seguida, puedes repasar estos datos para agregar nuevos o modificar los existentes:

1. Datos principales: aquí puedes asignar algunas características requeridas para el manejo de facturación electrónica.

  • En uso: se marca cuando el comprobante va a estar activo.

Datos principales del comprobante

  • Código del comprobante: dentro de un tipo de documento se pueden definir diferentes comprobantes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio.
  • Nombre del comprobante: corresponde a el nombre del documento.

Resolución de facturación: son datos que por normatividad es necesario se visualicen en la vista preliminar e impresión de la factura, bien sea si es factura por computador o factura electrónica.

  • Los datos de la resolución de facturación expedida por la DIAN.
  • Marca el documento como electrónico y muestra el tipo de documento que fue configurado.

Si el título que le diste al tipo de factura no concuerda con los requerimientos de la Dian, te mostrará el siguiente mensaje para cambiarlo:

Importante: si el documento será usado como factura por computador, factura electrónica de venta, Documento electrónico de transmisión – tipo 03 (contingencia) y factura electrónica de venta – exportación, puedes seleccionarlo en la casilla “este documento será usado como factura electrónica”.

Numeración

  • En el campo Prefijo te restringe a máximo 4 caracteres, ya que en el artículo 4 de la resolución 012 así lo indica.
  • Incorporar el próximo número de factura (lo toma de la resolución de facturación) si deseas que el sistema lleve la numeración, si no lo marcas, al momento de elaborar la factura digitas el numero manual.
  • Numeración automática: se marca para que el programa lleve la numeración automáticamente.

Importante: si das clic en la opción “ver resoluciones disponibles” y no tienes ninguna resolución por sincronizar el sistema habilitara la siguiente ventana, indicándonos el proceso a realizar.

2. Datos adicionales para Facturación Electrónica: En esta sección puedes realizar la marcación del manejo de Order reference / orden de compra y orden de entrega, los cuales tendrán efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

3. Configuraciones complementarias: Aquí encontrarás información adicional de la configuración del comprobante como:

  • Incluir decimales: para el manejo de facturación electrónica es obligatoriamente.
  • Tipo de descuento por ítem: aquí seleccionas si manejas el descuento por porcentaje o por valor.

Retenciones: corresponde a los impuestos que se visualizaran y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

Configuración de otras actividades económicas:

  • Facturar Ingresos para terceros: al momento de marcar esta opción, se mostrará una ventana emergente aclarando la funcionalidad.

  • Habilitar Copagos / anticipos: para las empresas que necesiten manejar procesos con Copagos y/o anticipos EPS, al habilitar este manejo, mostrará el campo para ingresar la cuenta contable donde se contabilizará.

4. Visualización, Impresión y envío de la factura de venta: corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

  • Formato: en este campo puedes seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento. Y en vista previa ver un ejemplo del formato.

Datos para visualización

  • Título para visualización, podrás definir el nombre del comprobante.
  • Ciudad, Dirección y Teléfono de la empresa.
  • Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.

Datos para envío por mail

  • Asunto: que se tendrá en cuenta para él envió de la Factura de venta al cliente.
  • Adjuntar archivo: desde este campo puedes incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.

Datos que verá tu cliente en el detalle de la factura: En esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la factura.

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo, es necesario dar clic en el botón , para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la factura de venta.

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56 Comments
  • Julio Esparragoza says:

    Hola, un cliente me pide que en el Asunto quede escrito el numero de la factura, pero como este asunto es general y no particular para una unica factura, de que forma debo colocar el numero de Factura de manera dinamica (que cada mail, coloque el numero de factura que le corresponde)?

    31 agosto, 2022 at 6:47 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Julio, el asunto solo lo puedes modificar en la configuración de la factura de venta, podría recomendarte manejarlo al momento del envió en los campos adicionales.

      1 septiembre, 2022 at 8:39 am
  • FANNY CESPEDES says:

    buenos días vengo facturando electronicamente la resolucion fue aprobada con rangos de 1 al 2000 , pero quedo mal sincronizada quedo del 1 al 200 al generar la factura 201 me dice que esta fuera del rango. como corrigo esa sicronizacion?

    3 junio, 2021 at 9:56 am
    • Angie Gil says:

      Buenos días Fanny, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Ingresa a la configuración de la factura de venta y te diriges a la casilla de facturación electrónica, allí podrás modificar los rangos de la resolución y el número por que cuál inicias a facturar.

      3 junio, 2021 at 11:04 am
  • Sandra Gallo says:

    Hola Buena tarde,

    Tengo lista mi factura para guardar, pero quiero enviarla a Vo.Bo. antes de grabarla e imprimirla, esto lo puedo hacer, es decir guardar y luego si tiene alguna corrección modificarla antes de imprimirla

    20 mayo, 2021 at 3:45 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Sandra, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Cuando estés elaborando la factura de venta selecciona la opción solo “Guardar”, de este modo podrás visualizarla antes de enviarla a la Dian y hacer modificaciones si lo necesitas.

      20 mayo, 2021 at 6:11 pm
  • DIANA ALQUERQUE says:

    Buenos días.
    Como hago para adicionar en la factura un tarifa de ICA ???

    29 abril, 2021 at 9:58 am
    • Angie Gil says:

      Buenos días Diana, es necesario que ingreses a la configuración de la factura y en los datos tributarios marques la opción ReteICA y al momento de elaborar la factura de venta te mostrará las tarifas.

      29 abril, 2021 at 5:43 pm
  • rolando says:

    Buenas tardes. manejo un ítem adicional en la factura y es descuento por descargue que va luego de haber efectuado retención en la fuente, cómo puedo adicionar ese campo para que reste al final de la factura? gracias.

    22 abril, 2021 at 4:39 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Ronaldo, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Únicamente te deja ingresar descuento por ítem.

      23 abril, 2021 at 8:56 am
  • LUCERO SALAZAR says:

    SE REALIZO LA COMPRA DE LA RENOVACIÒN DE LA FACTURACION ELECTRONICA Y RESULTA QUE EL FORMATO DE LA FACTURA ELECTRONICA AL IMPRIMIRSE CAMBIO, PUES AHORA APARECEN BORRADOS LOS VALORES AL FINALIZAR LAS CIFRAS. NECESITO SU AYUDA PARA ARREGLAR ESTE PROBLEMA PUES ES UN PROCESO EN LA CONFIGURACIÒN DE LA GENERACIÒN DE LA FACTURA ELECTRÒNICA. EL NIT DE LA EMPRESA ES 901144135-2 SEVEN TEAM SECURITY SAS GRACIAS

    13 marzo, 2021 at 12:43 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Lucero, para configurar el formato de la factura de venta lo puedes hacer por la ruta: Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, en la sección de Impresión y correo o en caso que requieras ayuda te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      15 marzo, 2021 at 9:22 am
  • Luisa marcela mendoza says:

    buenas dias necesito verificar las fechas de vencimiento y modificar y no he logrado hacerlo como también que aparezca mi eçresolucion y acitivdad comercial me estoy tratando de comunicar y no he podido gracias

    1 marzo, 2021 at 8:16 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Luisa, cuando realizas la factura de venta y seleccionas la forma de pago “Crédito” al manejar la cuenta contable vencimiento en cartera puedes relacionar la fecha de vencimiento, y para que te aparezca la información de la resolución la relacionas en la configuración de la factura como lo explica esta guía y la información de la actividad económica la relacionas en el perfil de la organización.

      1 marzo, 2021 at 11:37 am
  • Flavio says:

    Cómo se anula una factura?

    28 febrero, 2021 at 10:25 am
  • Erish Pérez says:

    Ya no existe la opción para marcar/desmarcar (order reference / orden de compra) en la configuración de la factura. porque ocurrió esto? Unos clientes lo exigen otros no.

    28 enero, 2021 at 9:16 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Erish, para definir el parámetros de manejo de order reference / orden de compra en la factura de venta electrónica lo puedes hacer desde la configuración de la factura como lo explica esta guía, en caso de no aparecerte te pedimos cerrar sesión y volver a ingresar o en caso de requerir ayuda te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      29 enero, 2021 at 9:58 am
  • MILLER HERNAN GALVIS NARVAEZ says:

    Hola buenas tardes, yo presente factura fisica el 22 de diciembre ante el municipio, me exigieron la factura electronica y la presente el 8 de enero, ahora resulta que no me pagan la cuenta porque la factura electronica tenia que ser con fecha hasta el 31 de diciembre, puedo modificar o corregir esa fecha ante la Dian?..como lo haria?

    15 enero, 2021 at 4:23 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Buen día Miller, las Facturas de venta electrónicas no se pueden editar, en este caso es necesario realizar una Nota crédito electrónica y volver a generar la Factura de venta electrónica con fecha actual.

      18 enero, 2021 at 3:31 pm
  • Alberto Rios says:

    Hola Buen Día …

    Quisiera saber como modificar el correo que aparece en la parte principal de la factura donde mismo aparecen los datos personales es decir allí aparece nombre y apellido nit teléfonos y el correo pero el correo que aparece cuando genero la factura no es el correo que yo utilizo por lo cual deseo modificarlo.

    26 diciembre, 2020 at 9:37 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Buen día Alberto, el correo electrónico lo debes actualizar en el perfil de la organización por la ruta: Configuración – Más configuraciones – Organización en la opción Generales – Perfil de la organización y en tus próximas facturas quedara la información correcta.

      4 enero, 2021 at 10:27 am
  • GABRIEL PEREZ says:

    COMO HAGO PARA QUE ME SALGA EL CODIGO QR Y EL CUFE, GENERE FACTURA PERO NO QUEDO EL CODIGO QUE MENCIONO

    11 diciembre, 2020 at 7:33 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Gabriel, una vez generas la factura de venta electrónica y das clic en la opción “enviar electrónicamente” la factura electrónica se envía a la DIAN y cuenta con el código QR y el código CUFE, en caso de no tenerlo no es una factura electrónica y al enviar a la DIAN la factura va a ser rechazada y será necesario desde la misma factura dar clic en ver detalle, para conocer los motivos de rechazo y así puedan realizar las correcciones correspondientes y volver a enviar la factura electrónica.

      14 diciembre, 2020 at 11:32 am
  • FR SERVICIOS EMPRESARIALES SAS says:

    COMO AGREGO LA FECHA DE VENCIMIENTO DE LA FACTURA

    8 diciembre, 2020 at 4:31 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Buen día, cuando realizas la factura de venta y seleccionas la forma de pago “Crédito” al manejar la cuenta contable con vencimiento en cartera puedes relacionar la fecha de vencimiento, si no te aparece la opción es porque estas seleccionando una forma de pago de contado y sería necesario revisar la configuración de las formas de pago y las cuentas contables.

      9 diciembre, 2020 at 10:16 am
  • freddy sanchez says:

    buen día, como hago para facturar con Aiu por que no encuentro la opción

    4 diciembre, 2020 at 6:32 pm
  • Marcela Mendoza says:

    Buenas tardes
    Señores siigo, manejo con ustedes, el programa siigo nube y tengo facturación electrónica, manejo empresas mutinacionales y me están exigiendo que la factura debe cumplir con lo establecido en la ley. en los siguientes artículos 8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

    2 diciembre, 2020 at 12:26 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Marcela, el número de ítems aparece en todas las facturas generadas en Siigo nube y para que en la impresión de la factura se detalle o se visualice la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos, el valor unitario y el valor total, entre otros, debes ir a la configuración de la factura por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, seleccionas el tipo de comprobante y en la sección impresión y correo en “campos que se visualizaran en la factura” en el recuadro derecho debes dejar en el orden y los campos que quieres se visualicen en la impresión de la factura de venta Ejemplo: Código – Nombre producto – Descripción – Cantidad – unidad de medida – Valor unitario – impuesto cargo – valor impuesto cargo – valor.

      2 diciembre, 2020 at 4:54 pm
  • MAURICIO CALDON says:

    Hola, es que estaba terminando de hacer una factura y le di en opción “GUARDAR” y no se donde encontrar la factura para terminar de enviarla

    2 diciembre, 2020 at 9:48 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Mauricio, para buscar la Factura de venta lo puedes hacer por el módulo de Transacciones – proceso de ventas – Transacciones y revisar los criterios de búsqueda, donde deberán aparecer todas las facturas generadas teniendo en cuenta la Fecha elaboración, una vez la ubiques podrás dar clic sobre el número del comprobante y dar clic en la opción “enviar electrónicamente”.

      2 diciembre, 2020 at 3:25 pm
  • juan says:

    hola, se puede realizar una factura con fecha del día anterior si no alcance a dejarla lista el ultimo día. ejemplo con fecha de 30 de noviembre siendo hoy 1 de diciembre.

    1 diciembre, 2020 at 3:48 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Juan, si puedes elaborar la factura de venta electrónica a más tardar dentro de las 48 horas siguientes, para transmitir las facturas generadas a la DIAN, sin embargo para próximas facturas electrónicas te recomendamos generarlas el mismo día.

      2 diciembre, 2020 at 9:13 am
  • CARMEN CORREA says:

    BUENAS TARDES. acabo de generar mi primera factura, pero el logo de la empresa sale color de hormiga, no se como agrandarlo o copiar el que me aparece en la plataforma de Siigo, ya que agrego el archivo guardado, pero sale demasiado grande y al impirmir ni se ve en la factura. por favor gracias

    30 noviembre, 2020 at 5:47 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Carmen, el logo de impresión para comprobantes debe tener medidas de 200*74 pixeles, por favor configúralo de esta manera puedes manejar el programa Paint y lo vuelves a incorporar para que tome los cambios para los nuevos documentos, o si ya realizaste documentos y no son electrónicos edítalos para que tome los cambios y lo vuelves a guardar.

      1 diciembre, 2020 at 9:23 am
  • Lizeth Sánchez says:

    Como se cambia el encabezado de la factura, debido a que aparece en la F.E. : “Somos Autorretenedores” como se elimina esto del encabezado de la fra, ya que no somos autorretenedores. Ya genere 39 fras de que manera se corrige esto.

    27 noviembre, 2020 at 6:39 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Lizeth, debes revisar la información registrada de la empresa en el perfil de la organización ya que es la que es sistema toma para las facturas de venta, una vez modificado toma los cambios para próximas facturas, si ya realizaste documentos y no son electrónicos puedes editarlos para que tome los cambios y lo vuelves a guardar, si son electrónicos no es posible que tome los nuevos cambios quedarían con la información que ya se había registrado y si es necesario para anularla debes realizar una nota crédito electrónica.

      30 noviembre, 2020 at 10:21 am
  • Leonardo Parrado says:

    Estoy tratando de cambiar el logo de la empresa para los documentos pero no toma el cambio ni siquiera al cerrar y abrir la sesion.

    25 noviembre, 2020 at 5:50 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Leonardo, si realizaste el cambio del logo y lo guardaste te debe tomar el nuevo logo, te pedimos recargar la página y te recomendamos limpiar cache e historial de navegación para que tome los cambios.

      26 noviembre, 2020 at 9:27 am
  • evaristo chaves says:

    existe alguna forma de imprimir la factura electronica despues de haberla enviado a la DIAN y al cliente. para una eventual revision o por si el cliente la pide despues.

    19 noviembre, 2020 at 5:40 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Evaristo, para imprimir la factura de venta electrónica inicialmente debes buscar la factura y lo puedes hacer por la ruta Transacciones – proceso de ventas – Transacciones y revisar los criterios de búsqueda, seleccionas el comprobante correspondiente y una ves en la vista preliminar de la factura en la parte superior podrás dar clic en la opción “Descargar e imprimir”

      20 noviembre, 2020 at 8:31 am
  • MAIRIM PAOLA GOMEZ says:

    Hola, estoy tratando de cambiar el logo de la empresa, pero no me deja , lo cargo pero cuando le doy guardar me aparece el logo anterior

    17 noviembre, 2020 at 8:51 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Mairim, cuando cambies el logo de la empresa debes cerrar sesión y volver a ingresar al programa para que tome los cambios y te aparezca el nuevo logo.

      19 noviembre, 2020 at 9:16 am
  • Esteban Ramirez says:

    hola. estoy personalizando la factura con los “Campos que se visualizarán en la factura” que quiero que salgan, pero al momento de crearla, algunos de ellos no aparecen para ser llenados y en “vista previa” tampoco aparece cómo quedaría la factura con mis modificaciones.

    14 noviembre, 2020 at 2:04 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Esteban, los campos que definas en la configuración de la factura se podrán visualizar en la vista preliminar e impresión de la factura y no al momento de elaborarla y para revisar como quedara cuando realices tu factura de venta electrónica podrás seleccionas la opción “Guardar y descargar” o solo “Guardar” y así la podrás revisar sin enviarla a la DIAN y después de revisada es necesario dar clic en el botón “Enviar electrónicamente”

      17 noviembre, 2020 at 2:46 pm
  • EMILIA says:

    Buen día,

    Es posible cambiarle el tipo de letra a la factura ??

    12 noviembre, 2020 at 11:53 am
    • Vasquez Vasquez says:

      Hola Emilia, el tipo de la letra de las facturas no se puede configurar ya que está definido por defecto en los formatos de la factura de venta.

      12 noviembre, 2020 at 3:07 pm
  • Buenos días estoy elaborando mi primera factura (que por cierto debería existir una de prueba que deje ver como queda antes de crearla, como un borrado,r para que no la descuente de una vez de los documentos adquiridos), y aunque en la configuración marco que requiero la opción de orden de compra y orden de entrega en la factura que me genera no aparece esa casilla, igualmente al mostrarme la factura aparece la opción de unidades que seleccione pero al diligenciarla no esta esa opción de poner la información. No se como modificarla y sin la casilla del nro de orden de compra las facturas no me sirven

    10 noviembre, 2020 at 9:17 pm
    • Vasquez Vasquez says:

      Buen día Johanna, para visualizar como quedaría tu factura de venta, al elaborar la factura electrónica puedes seleccionar la opción “Guardar y descargar” o solo “Guardar” para que la puedas revisar sin enviarla a la DIAN y después si deseas puedas enviarla al dar clic en el botón “Enviar electrónicamente”, además si realizaste la marcación del manejo de orden de compra en la configuración de la factura de venta electrónica, al marcar esta opción será posible relacionar el número de la orden de compra al momento de elaborar la factura, te recomiendo que revises la configuración de la factura que tenga dicha marcación y volver a realizar la factura, en caso de requerir ayuda te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      11 noviembre, 2020 at 9:55 am
  • Nancy García Calderón says:

    Buenos dias: para cambiar el correo, que debo hacer?

    4 noviembre, 2020 at 9:50 am
    • Vasquez Vasquez says:

      Buen día Nancy, el correo electrónico lo debes actualizar en el perfil de la organización y en tus próximas facturas quedara la información correcta.

      4 noviembre, 2020 at 3:38 pm
  • luis e fonseca says:

    por favor para configurar el aiu y q e sume al total de la factura como hagoi

    3 noviembre, 2020 at 10:16 pm
    • Vasquez Vasquez says:

      Hola Luis, en el caso que la empresa requiera que al realizar la Factura de venta electrónica el AIU se tenga en cuenta para la sumatoria del Total a Pagar, será necesario crear los conceptos de AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) como un Producto o servicio y realizar el proceso de facturación.

      4 noviembre, 2020 at 9:12 am
  • Laura Mercado says:

    Al momento de la parametrización en “impresión y correo” en los (Campos que se visualizarán en la factura) paso al recuadro derecho los que quiero y le doy en guardar y no toma mis cambios no entiendo porque, un cliente me exige que ciertos campos se visualicen y así no le puedo facturar.

    1 noviembre, 2020 at 10:34 pm
    • Vasquez Vasquez says:

      Hola Laura, desde la configuración de la factura por Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas, en la sección impresión y correo en “campos que se visualizaran en la factura” en el recuadro derecho debes dejar en el orden y los campos que quieres se visualicen en la impresión de la factura de venta Ejemplo: Nombre producto – Descripción – Cantidad – Valor y guardar los cambios como lo explica esta guía para que así se pueda visualizar en la impresión de las próximas facturas.

      3 noviembre, 2020 at 12:12 pm