h. Paso 5 - Configura tu factura de venta electrónica

Configura tu nota crédito electrónica

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En esta opción se definen los parámetros necesarios que el sistema requiere para la elaboración de las notas crédito electrónicas y el posterior envío del documento al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para configurar los parámetros de una nota crédito es necesario ingresar al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración – Transacciones – Comprobantes – Notas crédito.

Al ingresar a esta opción el sistema permite crear nuevos tipos de comprobante “Notas crédito” y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante es necesario dar clic en la pestaña  que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

1. Datos Principales 

Donde se debe definir algunas características requeridas para el manejo de facturación electrónica, como son:

Importante: El programa permite definir si el documento manejara o no centros de costo desde la creación de los centros de costos o desde la definición de los parámetros del documento.

  • En uso: marcas cuando el comprobante va a ser utilizado.
  • Código del comprobante: dentro de un tipo de documento se pueden definir diferentes comprobantes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio.
  • Título del comprobante: corresponde a un nombre que identifica el tipo de contabilización que realizara el documento.
  • Descripción interna: nombre con el que se verá el comprobante
  • Tercero por ítem para ingresos por terceros: esta opción aplica cuando tengas ingresos recibidos para otros terceros.
  • Manejo centro de costos: en el caso que la empresa lo maneje. 
  • Numeración automática: lo marcas si se desea que el programa lleve la numeración.
  • Consecutivo: el número donde va a continuar el comprobante.
  • Maneja descuento por ítem por: Se marca en el caso que se desee ese descuento no general.
  • Marca el uso de decimales: El cual automáticamente se activará y se bloqueara para que no se pueda desmarcar. Esto con el fin de prevenir errores de envió ante la DIAN, ya que por normatividad es necesario enviarle decimales a la DIAN.

2. Impresión y correo

En esta opción se define el formato que se va a utilizar en la impresión del documento. Igualmente, los campos se de visualizaran en el detalle de la factura.

  • Formato: en este campo es posible seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento.
  • Asunto: que se tendrá en cuenta para él envió de la Factura de venta al cliente.
  • DirecciónCiudad Teléfono de la empresa.
  • Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Campos que visualizarán en la factura: En esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la factura.
  • Adjuntar archivo: Desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.

3. Datos tributarios

Corresponde a los impuestos que se visualizaran y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

4. Facturación Electrónica

Donde se debe marcar el documento como electrónico.

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo es necesario dar clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la Nota crédito electrónica.

Importante: Es posible definir varios tipos de Nota crédito electrónica y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

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14 Comments
  • Daniel Roa says:

    hola, al tratar crear el nuevo tipo de comprobante para Nota Crédito Electrónica, la única subcuenta 530535 (descuentos) que me ofrece para elegir es la 53053502 Descuento por Copago

    16 diciembre, 2020 at 3:53 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Daniel, la Cuenta contable de descuentos relacionada por defecto es la auxiliar 53053501 – Descuentos comerciales condicionados, si no te aparece te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center para poder revisarlo.

      16 diciembre, 2020 at 5:08 pm
  • Ana Maria Solano says:

    hola buen dia en Reportes no me da la opcion de notas a credito. no tengo como visualizar las q ya he hecho. muchas gracias

    2 diciembre, 2020 at 9:14 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Ana, para ver el listado de las notas crédito generadas lo puedes hacer por Transacciones – proceso de ventas – Transacciones y puedes filtrarlo por el Tipo de transacción “Nota crédito”.

      2 diciembre, 2020 at 3:12 pm
  • Sebastian says:

    En la definición de la Nota Crédito no me aparece la opción “Factura electrónica” para poder marcarla como tal. Qué debo hacer?

    21 octubre, 2020 at 3:48 pm
    • Vasquez Vasquez says:

      Hola Sebastian, para que te aparezca la sección de facturación electrónica en la configuración de la nota crédito debes realizar inicialmente el Paso a paso de facturación electrónica con validación previa, para finalmente poder revisar la configuración ya que al realizar el Paso 5 – Configura Tu Factura De Venta Electrónica, el sistema configura las notas crédito y las notas débito electrónicas de forma automática y con los mismos parámetros de la factura de venta electrónica.

      26 octubre, 2020 at 9:05 am
  • Sebastian says:

    Buenas tardes. No me aparece la seccion de “Facturacion Electrónica” en la definicion de la nota crédito. Qué debo hacer?

    21 octubre, 2020 at 3:34 pm
    • Vasquez Vasquez says:

      Hola Sebastián, si te refieres a que en tipo no se te despliega el comprobante de la nota crédito electrónica, por favor revisa la configuración de la misma como lo explica la guía para que luego puedas intentar de nuevo realizar el proceso, en caso de no aparecerte o poder realizar la nota crédito te pedimos comunicarte a nuestras líneas de call center.

      22 octubre, 2020 at 9:34 am
  • ROCIO ROMERO says:

    Buenas Tardes. por favor me pueden colaborar. hago todo el proceso que indican arriba, cuando le digo guardar no se guarda es decir se queda allí. sin hacer nada. ya salí de la sección e ingrese y sigue. Muchas gracias

    15 octubre, 2020 at 3:04 pm
  • Buena tarde mi pregunta tiene que ver con que al ingresar a una factura a la cual debo aplicarle nota crédito me sale un mensaje que dice no hay notas crédito revise su configuración, como se aumenta la cantidad disponible de notas crédito electrónicas o cómo se edita? gracias por su atención. Entiendo lo de crear un nuevo comprobante pero si siempre es el mismo para anular una factura electrónica como se haría para editar un comprobante y que hayan más disponibles? Espero mi pregunta sea entendida.

    Gracias.

    19 agosto, 2020 at 12:58 pm
    • Luz Angélica Torres Quintero says:

      Hola Margareth, Es necesario que revises que en la configuración de la nota crédito, este marcada que es electrónica

      19 agosto, 2020 at 2:00 pm
      • wilmer piedrahita rojas says:

        hola, a mi me aparece pero no me deja marcarla, que hago ahi?

        26 noviembre, 2020 at 3:43 pm
      • Ingrit Vasquez says:

        Hola Wilmer, si el tipo de nota crédito que estas configurando con la marcación de electrónica ya contaba con documentos emitidos no va a permitir realizar la marcación y es necesario configurar un nuevo tipo de comprobante como lo explica este guía.

        27 noviembre, 2020 at 9:47 am