h. Paso 5 - Configura tu factura de venta electrónica

Configura tu nota débito electrónica

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En esta opción se definen los parámetros necesarios que el sistema requiere para la elaboración de las notas débito electrónicas y el posterior envío del documento al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para configurar los parámetros de una nota débito electrónica es necesario ingresar al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración – Transacciones – Comprobantes – Notas débito (Ventas).

Al ingresar a esta opción el sistema permite crear nuevos tipos de comprobante “Notas débito (ventas)” y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

Para crear un nuevo comprobante es necesario dar clic en la pestaña  que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

1. Datos Principales: Donde se debe definir algunas características requeridas para el manejo de facturación electrónica, como son:

  • En uso: marcas cuando el comprobante va a ser utilizado.
  • Código del comprobante: dentro de un tipo de documento se pueden definir diferentes comprobantes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio.
  • Título del comprobante: corresponde a un nombre que identifica el tipo de contabilización que realizara el documento.
  • Descripción interna: nombre con el que se verá el comprobante
  • Tercero por ítem para ingresos por terceros: esta opción aplica cuando tengas ingresos recibidos para otros terceros.
  • Manejo centro de costos: en el caso que la empresa lo maneje. 
  • Numeración automática: lo marcas si se desea que el programa lleve la numeración.
  • Consecutivo: el número donde va a continuar el comprobante.
  • Maneja descuento por ítem por: Se marca en el caso que se desee ese descuento no general.
  • Marca el uso de decimales: esto automáticamente se activará y se bloqueara para que no se pueda desmarcar. Esto con el fin de prevenir errores de envió ante la DIAN, ya que por normatividad es necesario enviarle decimales a la DIAN.

2. Impresión y correo: En esta opción se define el formato que se va a utilizar en la impresión del documento. Igualmente, los campos se de visualizaran en el detalle de la factura.

  • Formato, en este campo es posible seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento.
  • Asunto que se tendrá en cuenta para él envió de la Factura de venta al cliente.
  • DirecciónCiudad Teléfono de la empresa.
  • Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Campos que visualizarán en la factura: En esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la factura.
  • Adjuntar archivo: Desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.

3. Datos tributarios: Corresponden a los impuestos que se visualizarán y tendrán efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

4. Facturación Electrónica: Donde se debe Marcar que es un documento electrónico.

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo es necesario dar clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la Nota débito electrónica.

Importante: Es posible definir varios tipos de Nota débito electrónica y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

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