b. Configura tu empresa y factura por computador

Parámetros factura por computador

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La configuración de la factura de venta permite asignar al documento aquellos parámetros que son necesarios y que se tendrán en cuenta al momento de elaborar y enviar a vista preliminar la factura; bien sea factura por computador o factura electrónica.

Para configurar los parámetros de la factura de venta lo puedes hacer por las siguientes rutas:

  1. Desde la página principal en la parte central se encuentra el icono llamado “Configura tu tipo de factura”; aquí solo serán visibles datos básicos.

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

En la cual es necesario incluir la información del número de factura que será contabilizada y los datos de la resolución de facturación expedida por la DIAN.

Los datos de la resolución de facturación inicialmente corresponderán a los asignados por la DIAN para el manejo de facturación por computador; una vez tengas los datos de la resolución de facturación electrónica será necesario definir un nuevo tipo de factura de venta.

Una vez se incorporen los datos es necesario dar clic en el botón , para que la información quede almacenada en el programa.

  1. Ingresar al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración – Transacciones – Comprobantes – Facturas.

Al ingresar a esta opción el sistema permite crear nuevos tipos de comprobante “Factura de venta” y se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa.

  • Editar: Al dar clic allí se visualiza la siguiente imagen en la cual es necesario completar los datos que el sistema solicita (Resolución de facturación) y realizar modificaciones o cambios que se requieran sobre la información existente.

  • Crear nuevo tipo de comprobante: Esta opción será seleccionada para definir un nuevo tipo de factura, generalmente aplica cuando ya se tiene resolución de facturación electrónica.

Para crear un nuevo comprobante es necesario dar clic en la pestaña  que se encuentra en la parte superior de la imagen. A continuación, es necesario definir los siguientes datos:

  1. Datos principales:Corresponden a datos obligatorios que el sistema requiere para identificar el tipo de comprobante a contabilizar.
  • Código comprobante: Consecutivo numérico que se asignara para identificar el tipo de factura que se está definiendo.
  • Título de comprobante: Es una descripción del comprobante la cual será visible en el encabezado del documento al momento de tener la vista en pantalla o impresión de la factura de venta.
  • Descripción interna: Corresponde a una breve descripción del comprobante la cual permite conocer el tipo de transacción a registrar, será visible al momento de ingresar y seleccionar la factura a elaborar.
  • Maneja vendedor por ítem
  • Tercero por ítem para ingresos por tercero, al momento de marcar esta opción, se mostrará un pop-up aclarando la funcionalidad.

  • Maneja centro de costos: El programa permite definir si el documento manejara o no centros de costo desde la creación de los centros de costos o desde la definición de los parámetros del documento
  • Numeración automática: Se recomienda seleccionar esta casilla para que al momento de registrar la factura el programa asigne el número del documento con el cual será contabilizado el comprobante en Siigo.
  • Consecutivo: Corresponde al número con el cual se contabilizará la siguiente factura de venta a elaborar.
  • Maneja descuento por: En esta opción es posible definir si al momento de facturar se van a aplicar descuentos por porcentaje o por valor.
  • Maneja decimales: Permite seleccionar si se requiere o no visualizar decimales al momento de la impresión del documento.

  1. Impresión y Correo:Corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:
  • Formato: en este campo es posible seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento.
  • Asunto: Se tendrá en cuenta para él envió de la Factura de venta al cliente.
  • DirecciónCiudadTeléfono: Datos de ubicación de la empresa que se visualizarán en la vista preliminar o impresión de la factura
  • Observaciones o comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Campos que visualizarán en la factura: En esta opción es posible definir que columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la factura.
  • Adjuntar archivo: Desde este campo es posible incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.

  1. Datos tributarios: Corresponde a los impuestos que se visualizaran y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.
  • Maneja reteIVA
  • Maneja reteICA
  • Maneja autorretención decreto 2201, se podrá realizar la marcación si la empresa tiene el impuesto de autorretención o si por el contrario no tiene ningún impuesto podrá seleccionar el link “Crear impuesto autorretención” para que se remita al catálogo de impuestos y así realizar dicho proceso de creación.

  1. Resolución y facturación electrónica: Son datos que por normatividad se deben visualizar en la vista preliminar e impresión de la factura, bien sea si es factura por computador o factura electrónica.
  • Marcar si el documento será usado como factura electrónica
  • Maneja order reference / orden de compra
  • Número resolución DIAN, prefijo, Numeración inicial, Numeración final, Fecha de autorización, Maneja vigencia y Vigencia hasta.

En estos campos es necesario ingresar los datos que entrega DIAN, es de aclarar que existen tres tipos de resoluciones de facturación: Facturación por computador – Facturación electrónica – Facturación por contingencia

Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo es necesario dar clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la factura de venta.

Es posible definir varios tipos de factura y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

 

RECOMENDACIÓN

Se recomienda manejar tres tipos de facturas, los cuales se describen a continuación:

  • Factura por computador
  • Factura de venta electrónica
  • Factura de venta por contingencia

 

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