b. Manejo de documento soporte electrónico

Elaboración documento soporte electrónico

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Para elaborar el documento soporte electrónico, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Te diriges al modulo de Habilitación electrónica – Documento soporte electrónico y seleccionas la opción .

2. En la página principal con el ícono – Documento soporte.

3. Te ubicas en la opción de Transacciones y seleccionas Documento soporte – Crear – Documento soporte.

Al ingresar por cualquiera de las opciones se habilita la siguiente pantalla:

Donde es necesario que diligencies los siguientes campos:

  • Tipo: defines el tipo de documento soporte electrónico a elaborar.

Importante: Una vez selecciones el tipo de documento soporte electrónico, el sistema realizara una validación, en la cual revisara si la resolución asociada a este tipo de documento se encuentra relacionada en otro, si es así mostrará el siguiente mensaje:

Donde es necesario que des clic en el botón  y te dirigirá a la configuración del documento soporte para que configures otra resolución.

Si das clic en “Cancelar” se quitará el tipo de documento seleccionado para que elijas otro.

  • Fecha elaboración: digitas la fecha en la cual quedará el documento en el programa.
  • Proveedores: desde aquí es posible crear, digitar y/o realizar la búsqueda del proveedor al cual se le está comprando.

Importante: recuerda que para el manejo de documento soporte, es necesario en la creación del tercero ingresar el código postal. En caso de no haberlo asignado puedes dirigirte a editar el perfil del proveedor

  • Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  • Comprobante proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y número de factura que expidió el proveedor.
  • Descuento en porcentaje: lo marcas si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
  • Detalle del documento soporte: en esta sección se adicionan los gastos, activos y productos y/o servicios que se están adquiriendo; esta información es seleccionada en el campo Tipo, una vez seleccionada esta información es necesario asignar o incluir los datos que el sistema solicita.
  • Sección de totales: visualizas el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto.
  • Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago.

Importante: Si seleccionas una forma de pago que no tiene asignada dentro de su configuración el código de forma de pago para documento electrónico, te aparecerá esta ventana emergente donde podrás ir a corregirlo presionando sobre el botón Configurar formas de pago Ds.
Corregir forma de pago Ds

  • Observaciones: incluyes comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: puedes anexar un archivo o soporte del documento (Ejemplo. Comprobante escaneado expedido por el proveedor).

Una vez hayas incorporado toda la información, das clic en el botón y se habilitará un mensaje, el cual te indica que al enviar el documento soporte a la DIAN, no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas .

Y de acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros del documento soporte, la visualización será de la siguiente forma.

Vista DS

Importante: es necesario que previamente realices la asociación de la resolución del documento soporte electrónico.

De igual manera, en la parte superior o encabezado se te habilitan algunos íconos, los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas.

Vista opciones superiores DS

  1. Descargar e imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
  2. Enviar comentario: podrás enviar al cliente algún comentario frente a la factura.
  3. Más: Allí podrás realizar algunos procesos adicionales, estos son:
    • Aplicar nota de ajuste
    • Ver contabilización
    • Copiar
    • Marcar como comprobante favorito
    • Actualizar documento electrónico

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