i. Paso 6 - Iniciar a facturar electrónicamente

Elabora tu nota crédito electrónica

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¿Qué es una nota crédito electrónica?

Una nota crédito electrónica es un documento que permite reversar o registrar la devolución de las facturas de venta electrónicas, la contabilización se debe realizar tanto en valores como en cantidades.

A continuación, se encuentra el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar una nota crédito electrónica puedes hacer uso de las siguientes rutas:

  1. En la página principal con el icono  – Nota Crédito.

  1. Ingresar por la opción de Transacciones – Ventas – Crear – Nota Crédito.

  1. Ingresa por el modulo Factura Electrónica– Nota Crédito.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se habilita la siguiente ventana:

  1. Factura: En esta casilla es necesario digitar o realizar la búsqueda de la factura de venta electrónica sobre la cual se realizará la devolución.

Cuando se selecciona la Factura de venta electrónica trae la información por defecto de Cliente, Vendedor, CUFE, Contacto, Moneda, Fecha elaboración de factura y Numero de factura.

  1. Tipo: Se debe seleccionar el tipo de comprobante.
  2. Fecha Elaboración: Se digita la fecha en la cual quedara contabilizada la Nota crédito electrónica en el programa.
  3. CUFE: Se debe registrar el código CUFE de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.
  4. Motivo DIAN: En este campo es necesario seleccionar el Motivo por el cual se realizará la devolución y la cual será reportada a la DIAN.

  1. Número: En este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  2. Detalle de la Nota Crédito Electrónica: En esta sección se podrá visualizar todos los productos y/o servicios que la empresa registro en la factura de venta electrónica y los cuales se debe confirmar para poder realizar la devolución; Los valores totales los calcula el programa de forma automática.
  • Cantidad: Digitar el número de unidades del o de los productos que el cliente va a devolver.
  1. Formas de pago: En este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura de venta electrónica, las cuales deben ser modificadas para cubrir el valor total de la devolución. 

Si la Factura de venta electrónica tenía como forma de pago “Crédito” cuando se realice la Nota crédito electrónica en forma de pago se debe seleccionar la opción “Saldos de cartera” luego pedirá relacionar la Factura de venta a la cual se está realizando la Nota Crédito para que el sistema realice el cruce contable.

  • Observaciones: En este campo es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: En este campo el sistema permite anexar un documento o soporte de la Nota Crédito Electrónica. (Ejemplo. Documento escaneado con la devolución expedido por el cliente)

Una vez haya incorporados los datos será necesario dar clic en el botón  , el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la Nota Crédito Electrónica.

Se confirma dando clic en el botón .

Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, podrás visualizarla de la siguiente manera.

Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, la podrás visualizar de la siguiente manera.

Se podrá actualizar la Nota Crédito Electrónica desde la opción  “Actualizar documento electrónico” de la vista del comprobante y se utilizará en caso de presentar algún error en la vista.

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