i. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu nota crédito electrónica

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Una nota crédito electrónica es un documento que te permite reversar o registrar la devolución de las facturas de venta electrónicas, la contabilización se realizará tanto en valores como en cantidades. A continuación, encuentras el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar una nota crédito electrónica puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Ingresas a la página principal con el icono  – Nota Crédito.

2. Ingresas por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Nota Crédito.

3. Ingresas por el módulo Factura Electrónica– Nota Crédito.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se te habilita la siguiente ventana:

  • Factura: en esta casilla puedes digitar o realizar la búsqueda de la factura de venta electrónica sobre la cual se realizará la devolución. Cuando seleccionas la factura de venta electrónica trae la información por defecto de cliente, vendedor, CUFE, contacto, moneda, fecha elaboración de factura y número de factura.
  • Tipo: seleccionas el tipo de comprobante.
  • Fecha Elaboración: digitas la fecha en la cual quedara contabilizada la nota crédito electrónica en el programa.

Importante: La visualización del calendario mostrará habilitados los días que corresponden a las fechas aceptadas por la DIAN, es necesario que la fecha no sea inferior o superior a 10 días de la fecha actual para que la factura de venta electrónica no sea rechazada por la Dian. 

  • CUFE: registras el código CUFE de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.
  • Motivo DIAN: en este campo seleccionas el motivo por el cual se realizará la devolución y la cual será reportada a la DIAN.

  • Número: en este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  • Detalle de la nota crédito electrónica: en esta sección podrás visualizar todos los productos y/o servicios que la empresa registro en la factura de venta electrónica y los cuales confirmas para poder realizar la devolución; Los valores totales los calcula el programa de forma automática.
  • Cantidad: digitas el número de unidades del o de los productos que el cliente va a devolver.
  • Formas de pago: en este campo el sistema te trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura de venta electrónica, las cuales modificas para cubrir el valor total de la devolución. 
  • Observaciones: en este campo puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la Nota Crédito Electrónica. (Ejemplo. Documento escaneado con la devolución expedido por el cliente)

Una vez haya incorporados los datos será necesario dar clic en el botón , enseguida se habilitará esta ventana la cual indica que, al enviar la nota crédito electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y daremos clic en el botón “Guardar y enviar”. 

Luego el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la Nota Crédito Electrónica.

Confirmas dando clic en el botón .

Al realizar el envío de la nota crédito irán documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, estos serán en formato .zip y cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:

  • Zcomprimido
  • NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
  • Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos.
  • Dos (2) últimos dígitos año calendario
  • Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)

Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, podrás visualizarla de la siguiente manera.

También en la impresión mostrará el CUFE de dicha factura.

Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, la podrás visualizar de la siguiente manera.

Se podrá actualizar la Nota Crédito Electrónica desde la opción  “Actualizar documento electrónico” de la vista del comprobante y se utilizará en caso de presentar algún error en la vista.

Importante: si al elaborar la nota crédito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

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50 Comments
  • diego says:

    Buen Dia, quisiera realizar una correccion en la factura: en el Campo Descripcion debia colocar unos numeros que me exige la empresa a cobrar. los valores estan correctos. como puedo corregir el campo Descripcion?

    13 septiembre, 2022 at 10:06 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Diego, las facturas electrónicas no son modificables, en este caso es necesario que anules la factura por medio de una nota crédito y la vuelvas a elaborar.

      13 septiembre, 2022 at 6:41 pm
  • Maira says:

    Hola, elabore una nota credito y revisano me he dadop cuenta que no se esta cruzando con el saldo de la factura inicial, y se esta creando es un saldo a favor del cliente. Que debo hacer

    18 agosto, 2022 at 10:55 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Maira, cuando la factura de venta tiene relacionada la forma de pago “Crédito” es necesario que al elaborar la nota crédito registres la forma de pago “Saldos de cartera” luego pedirá relacionar la Factura de venta, sin embargo en el programa solo facturación si registras la misma forma de pago quedara registrada de forma correcta.

      18 agosto, 2022 at 3:54 pm
  • PAOLA ROJAS says:

    QUE PUEDO HACER SI NECESITO REALIZAR UNA NOTA CREDITO A UNA FACTURA QUE YA FUE ACEPTADA POR LA DIAN

    2 agosto, 2022 at 11:16 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Paola, puedes elaborar la nota crédito electrónica ala factura como lo explica esta guía.

      2 agosto, 2022 at 6:28 pm
  • CARMEN TERESA ORTIZ says:

    Buenas tardes por favor me pueden indicar que hacer cuando por error se anulo la resolución que respaldaba las facturas emitidas y tuve que sacar una nueva autorización, expidiendo nuevamente las facturas emitidas para que quedaran validadas. ahora me dicen que debo hacer una nota crédito . que puedo hacer apar que no me queden doblemente facturados los servicios??? Gracias

    12 julio, 2022 at 6:18 pm
    • Alexandra Garcia says:

      Hola Carmen, por ser facturas electrónicas que ya fueron enviadas, debes realizar nota crédito para eliminarla y después volver a realizar la factura.

      14 julio, 2022 at 8:26 am
  • CLAUDIA ARANGO RESTREPO says:

    Buenas tardes, es posible realizar una nota crédito pero solo al 50% del valor de la factura?

    23 junio, 2022 at 3:01 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Claudia, puedes elaborar una nota crédito parcial, sin embargo ten presente que es necesario realizarla tanto en valores como en cantidades.

      23 junio, 2022 at 5:11 pm
  • Jaime says:

    Hola! Una pregunta, cuando anulo una compra por devolución, existe alguna trazabilidad a la devolución DESDE la factura de compra? Es decir si mi cliente recibe su factura electrónica y le llega a su correo el link a la DIAN y luego devuelve el producto, desde la factura de VENTA se puede relacionar la devolución?

    16 mayo, 2022 at 7:34 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Jaime, en el programa puedes elaborar la nota crédito electrónica a la factura de venta de esta manera, y enviarla al cliente.

      17 mayo, 2022 at 8:22 am
  • sandra milena says:

    Buenas tardes necesito anular o eliminar una Nota crédito que no se envió a la Dian

    17 enero, 2022 at 4:02 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Sandra, si la nota crédito no es electrónica desde la vista preliminar puedes dar clic en la opción “más – anular o borrar”, o si es electrónica para anularla es necesario que apliques a la factura de venta una nota debito.

      18 enero, 2022 at 8:28 am
  • maria camila sanchez says:

    Necesito realizar una nota crédito, la factura se hizo el mes pasado debo organizar el el cliente debido a que es de una empresa, pero al seguir el proceso no me deja modificar que mas debo hacer

    5 enero, 2022 at 12:20 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola María, debes modificar el cliente antes de realizar cualquier documento y luego puedes generar la nota crédito electrónica.

      5 enero, 2022 at 5:52 pm
  • maria ruiz says:

    tengo una factura que se realizo en agosto y debo generar una nota crédito por la totalidad de la factura pero lo estoy realizando en diciembre, si se puede y cuando la puedo ver en mis indicadores de ventas

    14 diciembre, 2021 at 4:35 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola María, puedes elaborar la nota crédito como lo explica esta guía y se vera reflejado en tus indicadores de acuerdo al emes que la generes.

      14 diciembre, 2021 at 5:58 pm
  • BEATRIZ YADIRA CLEVES says:

    Buena tarde: para cambiar la fecha de vencimiento de la factura, cual es el proceso que debo seguir?

    13 diciembre, 2021 at 4:12 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Beatriz, la fecha de vencimiento la estableces cuando estas elaborando la factura electrónica, en caso de haberse enviado a la Dian con la fecha incorrecta es necesario aplicar una nota crédito electrónica como lo explica esta guía y elaborar la factura de forma correcta con fecha actual.

      13 diciembre, 2021 at 4:48 pm
  • DIANA CASALLAS says:

    BUENAS TARDES
    Necesito hacer una nota credito a una factura por un error de un cliente, esa factura fue del mes pasado, la puedo hacer en este mes?

    4 noviembre, 2021 at 12:35 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Diana, si puedes elaborar la nota crédito electrónica como lo explica esta guía.

      4 noviembre, 2021 at 5:29 pm
  • PAULA ECHEVERRI says:

    Buenas tardes en este mes he realizado varias notas que si generan el archivo XML, pero no el CUFE, y dice que ya la Dian aprobo

    22 septiembre, 2021 at 2:04 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Paula, estamos felices de que ingreses a nuestro portal de clientes. Puedes ingresar a la factura y en la parte superior vas a encontrar en botón “Más” y seleccionas la opción “Actualizar documento electrónica”.

      22 septiembre, 2021 at 5:03 pm
  • ADIELA says:

    ME QUEDO MAL UN VALOR DE UN PRODUCTO, PARA HACER LA NOTA CREDITO SOLO DEJO EL PRODUCTO AL QUE LE VOY HACER CORRECION O CAMBIO VALOR DIRECTAMENTE SIN BORRRAR NADA

    20 septiembre, 2021 at 3:19 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Adiela, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Dejas únicamente el producto al que le vas a hacer la corrección con el valor que se va a reversar.

      20 septiembre, 2021 at 5:23 pm
  • Yamilis says:

    hola, hice factura a IPS por 4.000.000 y coloque la retencion del 10%, el saldo a pagar es 3.600.000 pero la ips me pide q haga una nota credito porque quieren la F.E. con el valor bruto osea 4 millones, como hago esa nota porfa ya q estoy llamando y llevo mas de media hora con el telefono abierto y esa maquina no atienden. Gracias

    7 septiembre, 2021 at 10:13 am
  • Andrea says:

    Buenos días, ayer genere la factura electronica y tuve un error, necesito hacer la nota credito pero no me habilita el documento, solo la nota debito. Debo esperar algún tiempo para poder generarla? Muvhas gracias por la información.

    7 septiembre, 2021 at 9:35 am
    • Angie Gil says:

      Buenos días Andrea, comunícate con nosotros a las siguientes líneas de atención: Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 5:30 p.m Bogotá: (1)580 2606 Barranquilla: (5)322 5103 Bucaramanga: (7)685 5056 Medellín: (4)590 5989 Cali: (2)398 9476 Ibagué: (8)273 9852 Otras ciudades: 3168476623

      7 septiembre, 2021 at 5:15 pm
  • Beatriz Yadira Cleves says:

    Buenas noches: Cuanto tiempo puedo realizar una nota credito, si un cliente me solicita anular una factura que fue realizada desde hace 2 meses, y me solicita que anule y que la envie nuevamente con fecha actualizada

    1 septiembre, 2021 at 9:10 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Beatriz, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. 10 días aprox, sin embargo, es necesario que validez con tu contador.

      2 septiembre, 2021 at 9:05 am
  • michel says:

    buenas tardes para anular una factura solo elijo la opción de anular y no modifico ni el valor ni las cantidades ?

    20 agosto, 2021 at 3:39 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Michel, cuando la empresa maneja facturación electrónica no es posible anular las facturas electrónicas, en caso que se requiera anular la información previamente contabilizada será necesario elaborar una nota crédito electrónica.

      20 agosto, 2021 at 5:39 pm
  • KATERINE says:

    Si me piden cambio de fecha en la factura de venta debo generar una nota crédito ?

    24 julio, 2021 at 8:44 am
    • Angie Gil says:

      Buenos días Katerine, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Si es necesario elaborar una nota crédito en este caso.

      26 julio, 2021 at 8:31 am
  • Javier says:

    Cuanto tiempo tengo para generar una nota crédito sobre una factura electrónica que quedo mal calculada.

    16 julio, 2021 at 11:52 am
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Javier, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. 10 días.

      16 julio, 2021 at 5:10 pm
  • Elvis Rivas says:

    Hola como hago si hice una factura por el monto equivocado, hice La factura 1 articulo costo 105.000 pesos forma de pago efectivo, pero en realidad me pagaron 102.000 COP, debo hace una nota de crédito, pero como la hago porque si coloco el articulo me suma la pieza en mi inventario

    1 julio, 2021 at 12:47 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Elvis, deja el valor de la nota crédito por 3000.

      1 julio, 2021 at 5:23 pm
  • CLARA says:

    BUENAS TARDES
    SI NO APLIQUE EL DESCUENTO A LA FACTURA DEBO REALIZAR UNA NOTA CRÉDITO POR ESTE DESCUENTO
    PERO LO QUE NO ENTIENDO ES PORQUE UN ASESOR DE SIIGO ME DICE QUE DEBO HACER UN DESCUENTO AL VALOR TOTAL DE LA FACTURA PARA QUE EL
    TOTAL DE LA NOTA ME DE EL VALOR DE DESCUENTO QUE LE VOY A HACER AL CLIENTE. MI FACTURA VALE $4.849.574 ANTES DE IVA Y LES VOY A HACER UN
    DESCUENTO POR $ 484.957 PERO RESULTA QUE LA FACTURA LA HICE POR EL TOTAL $4.849.574 SEGUN EL ASESOR LA NOTA QUEDARIA TOTAL BRUTO $4.849.574 MENOS DESCUENTO $4.363.616 DANDO UN TOTAL DE $484.957 QUE SERIA EL VALOR A DESCONTAR AL CLIENTE PERO CONTABLEMENTE ESE DESCUENTO TAN GRANDE QUE SE ESTA COLOCANDO EN LA NOTA COMO VA $4.363.615 GRACIAS POR ACLARAR

    22 junio, 2021 at 6:04 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Clara, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Si la nota crédito te queda por 484.957 pesos ese es el único valor que se va a reversar y es el valor que se va a reportar a la Dian, por eso es necesario dejar la nota crédito por el valor del descuento.

      23 junio, 2021 at 8:24 am
  • Gloria Gomez says:

    Si realice una nota debito que afectaba una factura ,para anular la nota dèbito porque la Empresa no recibe notas debito, puedo hacer una nota crèdito que afecte la nota debito o debe afectar la factura?

    28 mayo, 2021 at 4:45 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Gloria, estamos felices que consultes nuestro portal de clientes. Realizas una nota crédito para reversar el valor de la nota débito. Recuerda que el valor de la nota débito se suma a la factura, por ende, cuando realices la nota crédito lo haces sobre la factura.

      31 mayo, 2021 at 8:37 am
  • JUAN SEBASTIAN ORDOÑES says:

    Es posible anular una nota credito, o mejor dicho revertirla?

    16 abril, 2021 at 8:01 am
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Juan, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Para revertir la nota crédito puedes realizarle una nota débito electrónica.

      26 abril, 2021 at 5:43 pm
  • MARLI ROJAS says:

    SIIGO ME DA LA OPCION DE HACER UNA DEVOLUCION VENTA Y NOTA CREDITO,CUAL ES LA DIFERENCIA Y CUAL AFECTA A LA FACTURA

    7 abril, 2021 at 5:29 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Marli, la nota crédito electrónica es un documento que permite reversar o registrar la devolución de las facturas de venta electrónicas y se realiza como lo explica esta guía.

      8 abril, 2021 at 4:36 pm
  • katherine mu;oz says:

    si me equivoque en la forma de pagoc¿como hago para corregirla?

    20 enero, 2021 at 10:54 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Katherine, si al realizar la Nota crédito no se relacionó la forma de pago correspondiente, puedes realizar un ajuste donde lleves tu contabilidad, ya que al generar un documento electrónico no es posible editarlo.

      20 enero, 2021 at 3:48 pm