i. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu nota crédito electrónica

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Una nota crédito electrónica es un documento que permite reversar o registrar la devolución de las facturas de venta electrónicas, la contabilización se debe realizar tanto en valores como en cantidades.

A continuación, se encuentra el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Para elaborar una nota crédito electrónica puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1.En la página principal con el icono  – Nota Crédito.

2. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Nota Crédito.

3. Ingresa por el módulo Factura Electrónica– Nota Crédito.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se habilita la siguiente ventana:

  • Factura: en esta casilla puedes digitar o realizar la búsqueda de la factura de venta electrónica sobre la cual se realizará la devolución. Cuando seleccionas la factura de venta electrónica trae la información por defecto de cliente, vendedor, CUFE, contacto, moneda, fecha elaboración de factura y número de factura.
  • Tipo: selecciona el tipo de comprobante.
  • Fecha Elaboración: digita la fecha en la cual quedara contabilizada la nota crédito electrónica en el programa.
  • CUFE: debes registrar el código CUFE de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.
  • Motivo DIAN: en este campo debes seleccionar el motivo por el cual se realizará la devolución y la cual será reportada a la DIAN.

  • Número: en este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será contabilizado.
  • Detalle de la nota crédito electrónica: en esta sección podrás visualizar todos los productos y/o servicios que la empresa registro en la factura de venta electrónica y los cuales se debe confirmar para poder realizar la devolución; Los valores totales los calcula el programa de forma automática.
  • Cantidad: digita el número de unidades del o de los productos que el cliente va a devolver.
  • Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura de venta electrónica, las cuales deben ser modificadas para cubrir el valor total de la devolución. 

Importante: si la factura de venta electrónica tenía como forma de pago:

  • “Efectivo” o un pago inmediato al realizar la nota crédito electrónica se debe seleccionar la misma forma de pago.
  • “Crédito” cuando se realice la nota crédito electrónica en forma de pago se debe seleccionar la opción “Saldos de cartera” luego pedirá relacionar la Factura de venta a la cual se está realizando la Nota Crédito para que el sistema realice el cruce contable.
  • Observaciones: en este campo puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el sistema permite anexar un documento o soporte de la Nota Crédito Electrónica. (Ejemplo. Documento escaneado con la devolución expedido por el cliente)

Una vez haya incorporados los datos será necesario dar clic en el botón , enseguida se habilitará esta ventana la cual indica que, al enviar la nota crédito electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y daremos clic en el botón “Guardar y enviar”. 

Luego el sistema habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la Nota Crédito Electrónica.

Confirmas dando clic en el botón .

Al realizar el envio de la nota crédito iran documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, estos serán en formato .zip y cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:

  • Zcomprimido
  • NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
  • Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos.
  • Dos (2) últimos dígitos año calendario
  • Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)

Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, podrás visualizarla de la siguiente manera.

También en la impresión mostrará el CUFE de dicha factura.

Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, la podrás visualizar de la siguiente manera.

Se podrá actualizar la Nota Crédito Electrónica desde la opción  “Actualizar documento electrónico” de la vista del comprobante y se utilizará en caso de presentar algún error en la vista.

Importante: Si al elaborar la nota crédito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

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4 Comments
  • MARLI ROJAS says:

    SIIGO ME DA LA OPCION DE HACER UNA DEVOLUCION VENTA Y NOTA CREDITO,CUAL ES LA DIFERENCIA Y CUAL AFECTA A LA FACTURA

    7 abril, 2021 at 5:29 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Marli, la nota crédito electrónica es un documento que permite reversar o registrar la devolución de las facturas de venta electrónicas y se realiza como lo explica esta guía.

      8 abril, 2021 at 4:36 pm
  • katherine mu;oz says:

    si me equivoque en la forma de pagoc¿como hago para corregirla?

    20 enero, 2021 at 10:54 am
    • Ingrit Vasquez says:

      Hola Katherine, si al realizar la Nota crédito no se relacionó la forma de pago correspondiente, puedes realizar un ajuste donde lleves tu contabilidad, ya que al generar un documento electrónico no es posible editarlo.

      20 enero, 2021 at 3:48 pm