i. Paso 6 - Inicia a facturar electrónicamente

Elabora tu nota débito electrónica

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Una nota débito (Ventas) es la nota débito electrónica la cual permite agregar o registrar cobros adicionales a las facturas de venta electrónica, la contabilización se debe realizar tanto en valores como en cantidades. Para elaborar una nota débito electrónica puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. En la página principal con el icono  – Nota débito (ventas).

2. Ingresar por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Nota débito (ventas).

3. Ingresa por el modulo Factura ElectrónicaNota débito (ventas)

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se habilita la siguiente ventana:

  • Factura: en esta casilla digitas o realizas la búsqueda de la factura de venta electrónica sobre la cual se realizará la nota débito.  Cuando seleccionas la factura de venta electrónica trae la información por defecto de Cliente, Vendedor, Contacto y Moneda.
  • Tipo: selecciona el tipo de comprobante.
  • Fecha elaboración: digitas la fecha en la cual quedara contabilizada la nota débito electrónica en el programa.
  • Número: en este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento seleccionaste el manejo de numeración automática; caso contrario al momento de elaborar el documento digita el número con el cual será contabilizado.
  • Cantidad: digitas el número de unidades del o de los productos sobre los cuales se registrará la transacción.
  • Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura de venta electrónica, las cuales deben ser modificadas para cubrir el valor total de la nota débito.

  • Observaciones: en este campo puedes incluir comentarios adicionales que requieras visualizar en la impresión del documento.
  • Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la nota débito electrónica.

Una vez hayas incorporados los datos será necesario dar clic en el botón , el sistema te habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la nota débito Electrónica. 

Confirmas dando clic en el botón .

Al realizar el envio de la nota débito iran documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, estos serán en formato .zip y cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:

  • Zcomprimido
  • NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
  • Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos.
  • Dos (2) últimos dígitos año calendario
  • Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)

Por último, puedes utilizar las opciones que se encuentran en la parte superior derecha de la ventana:

Donde es posible:

  • Cancelar el proceso.
  • Guardar el documento.
  • Guardar y enviar electrónicamente el documento.

Luego al consultar el documento en pantalla será la misma presentación de cómo se visualizará al momento de la impresión.

Al realizar la nota débito y relacionar la factura de venta electrónica, en la impresión se mostrará el CUFE de dicha factura.

Por último al visualizar el documento en pantalla encuentras en la parte superior algunos íconos, los cuales te permiten realizar algunas acciones o actividades específicas, las cuales se describen a continuación:

1. Enviar por mail: el sistema te permite enviar por correo electrónico la nota débito (Ventas) al mismo contacto al cual le fue enviada la factura de venta electrónica o a otros.

2. Descargar e Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el pdf en el computador para enviarlo a impresión.

3. Enviar electrónicamente: te permite enviar el documento a la DIAN y al adquiriente

4. Más: por último, encuentras la pestaña más que te permite realizar algunos procesos adicionales con la nota débito, estos son:

  • Editar
  • Anular o Borrar el documento.
  • Ver contabilización, entre otros

Importante: Si al elaborar la nota débito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

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