j. Otros manejos de facturación electrónica

En Siigo puedes realizar comprobantes electrónicos registrando obsequios o productos de muestra con valor en cero, sin tener rechazos por parte de la DIAN.

Independientemente de que un producto sea vendido o regalado, existe una enajenación en la medida en que el dominio se transfiere de la empresa al cliente y en razón a ello indudablemente se debe facturar, pues se trata de una operación económica.

Elaborar la factura electrónica de venta

Para facturar estos productos que se descontarán del inventario al ser obsequiados a los clientes como muestras gratis, puedes realizarlo por las siguientes rutas:

1. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

2. En la página principal con el botón  – Factura de venta.

3. Ingresas por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Factura.

4. Vas a la opción Habilitación electrónica – Facturación Electrónica, seleccionas el botón  y seguido Factura de venta.

Al ingresar, eliges el tipo de factura e incorporas toda la información que el programa requiere en el encabezado.

Importante: El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

Es necesario que incluyas dicho producto con su correspondiente cantidad y con su valor unitario en cero; adicionalmente, si el producto genera IVA lo mencionas en el campo de impuestos cargo, ya que, este IVA se reporta a la DIAN aun cuando el producto se entrega como obsequio al cliente.

Importante: En la casilla de impuesto a cargo no será necesario incluir el IVA, solamente cuando el producto facturado sea realmente excluido de este impuesto.

Completado el ítem, el sistema te mostrará una ventana en donde registras el valor comercial de dicho producto para tomarlo como base para el cálculo del IVA, y además seleccionas quien asumirá el IVA de ese producto, si el cliente o la empresa que se encuentra emitiendo el comprobante, si el producto es excluido, bastará con diligenciar el valor comercial.

Para continuar presionas el botón . Luego, completas el resto de información requerida en la factura y presionas el botón .

Enseguida te habilitará esta ventana, la cual te indica que al enviar la factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas .

Luego, el sistema te habilita una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo a quien se le enviará la factura electrónica y si lo requieres puedes enviar el mail con copia a otro tercero.

Confirmas dando clic en el botón .

Importante: Cuando la factura electrónica de venta se encuentre pendiente por enviar o aprobar por la Dian, visualizaras el título y la marca de agua “Detalle de producto”, de esta manera:

Al ser aprobada por la Dian, observaras el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

En caso de que sea asumido por el cliente, el valor del IVA se verá reflejado en los totales del comprobante y por tanto, se relacionará a la forma de pago utilizada para cancelar la factura.

Si el IVA es asumido por la empresa que se encuentra emitiendo el comprobante, este no se verá reflejado en el total del comprobante y su contabilización se realizará a la cuenta relacionada en la configuración de la factura.

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

Importante: Al realizar al envío electrónico de los comprobantes con obsequios, no se tendrá rechazo por parte de la DIAN al enviar el ítem en cero, ya que se registrara los datos del obsequio, las variables correspondientes en el UBL a la DIAN según la resolución 0042 de mayo de 2020.

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