j. Otros manejos de facturación electrónica

Manejo de order reference y orden de entrega en la factura electrónica

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Para elaborar la factura electrónica con el manejo de Order reference / orden de compra y orden de entrega, es necesario:

1. Ir a la configuración de la factura de venta

Para ello, te diriges al ícono del engranaje  que corresponde a Configuración, luego seleccionas Transacciones – Comprobantes – Facturas.

Al ingresar, visualizas los comprobantes que se encuentran definidos en el programa y en el tipo de comprobante das clic en la opción Editar.

Seguido ubicas la sección de Datos adicionales para facturación electrónica.

Donde podrás realizar la marcación de dichos parámetros:

  • Order reference / Orden de compra, datos que no son obligatorios, es decir que solo si tu empresa lo requiere o necesita se asigna el número. En este campo podrás ingresar hasta 20 caracteres en el número.
  • Orden de entrega, este ítem no será obligatorio, son campos alfanuméricos y cuando selecciones la fecha de entrega no podrá ser menor a la fecha de elaboración de la factura de venta.

Una vez completes toda la información que solicita este catálogo, das clic en el botón  para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar la factura.

2. Elaborar la factura electrónica de venta

Para elaborar la Factura electrónica con el número de orden de compra y de entrega, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

a. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

b. En la página principal con el botón +crear – Proceso de ventasFactura de venta.

c. Ingresas por la opción de Transacciones – Proceso de ventas – Crear – Factura.

d. Vas a la opción Habilitación electrónica – Facturación Electrónica, seleccionas el botón  y seguido Factura de venta.

Una vez ingreses por cualquiera de las rutas anteriores, visualizarás la siguiente pantalla:

Donde podrás digitar el prefijo y número de la orden de compra y/o orden de entrega.

Importante: El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, das clic en el botón Boton Guardar y enviar factura.

Importante: Cuando la factura electrónica de venta se encuentre pendiente por enviar o aprobar por la Dian, visualizaras el título y la marca de agua “Detalle de producto”, de esta manera:

Al ser aprobada por la Dian, observaras el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes y los campos en la parte inferior de la factura.

VISTA FE orders SFE

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

vista estados fe 246 SFE

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2 Comments
  • Jose Luis Silva Rincón says:

    en el campo Order reference, sólo se puede relacionar una OC o se podrían relacionar varias OC en la misma factura?

    24 marzo, 2023 at 4:17 pm
    • Ingrit Vasquez says:

      Buen día Jose, al elaborar una factura electrónica solo es posible relacionar una Orden de compra.

      24 marzo, 2023 at 5:38 pm