c. Manejo de documento soporte electrónico

¿Qué se debe tener en cuenta al realizar la emisión del Documento soporte electrónico?

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Para realizar la emisión del documento soporte electrónico, es necesario que tengas en cuenta la siguiente información:

1. Manejo de ReteICA en el Documento soporte electrónico

Podrás relacionar la retención de ICA en tu documento soporte electrónico para que se contabilice y sea visible al momento de imprimirlo o descargarlo. Conoce como hacerlo, presionando aquí.

Ten en cuenta que la información de esta retención no será enviada en el archivo XML a la DIAN, puesto que de acuerdo al Anexo Técnico de Documento soporte (Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021), en la tabla 16.2.2 de Tributos no se incluye el ReteICA.

2. El código QR no aparece al momento de imprimir el Documento soporte electrónico

Pensando en ti hemos habilitado la visualización del código QR en el Documento Soporte electrónico.

Ten en cuenta que en momentos de lentitud por parte de la DIAN o causada por congestión del sistema, los tiempos de visualización del código QR y CUDS pueden ser altos, te sugerimos refrescar la página y actualizar el documento electrónico.

Actualizar documento electrónico

3. ¿Qué es la Nota de Ajuste para Documento Soporte?

Es el documento electrónico, mediante el cual podrás modificar o eliminar un documento soporte electrónico. Para conocer como se configura presiona aquí.

4. ¿Qué efecto tiene realizar la Nota de Ajuste en otro mes diferente a donde se contabilizó el Documento Soporte electrónico?

Si se realiza la nota de ajuste en un mes distinto al cual fue generado el documento soporte electrónico, de igual manera se verá reflejado el ajuste al final del año gravable.

Si la nota de ajuste se realiza para excluir una retención en la fuente que fue incluida en el documento soporte electrónico y este ajuste se realiza en un mes distinto al cual se originó el documento soporte electrónico; entonces el efecto sería declarar y pagar la retención en el mes que se creó el documento soporte y en el mes donde se generó la nota de ajuste realizarse ese descuento en la declaración tributaria correspondiente. 

5. ¿Cuáles son las fechas para transmitir el documento soporte?

Según el parágrafo del artículo 10 de la Resolución 000167 de la DIAN y su anexo técnico, se puede transmitir un documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevó a cabo la operación. Puedes conocer más en:

6. Motivos de rechazo más comunes del Documento soporte electrónico

  • Número de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente no existe para el número de autorización:

La resolución que anteriormente manejabas para emitir el Documento Soporte de papel no es aceptada, es necesario que solicites una nueva. Recuerda que la nueva resolución no debe tener prefijos numéricos ni vacíos.

  • La información enviada del departamento y ciudad del vendedor no es correcta

El código de la ciudad no existe bajo el anexo técnico, es decir, no pertenece a los códigos que recibe la DIAN y los cuales están relacionados en la tabla 16.4.3 del Anexo Técnico de Documento soporte electrónico, es necesario que revises y corrijas la ciudad registrada.

  • Regla DSAK25

Esto aparece porque tienes configurado en el Perfil de la organización el tipo de identificación “Cédula de ciudadanía”, para solucionarlo es necesario cambiar la opción a NIT. Recuerda que es indispensable que la persona que emita el Documento soporte electrónico tenga RUT.

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