La configuración de la nota crédito electrónica es un paso clave para asegurar que tu empresa cumpla con las normativas de facturación electrónica exigidas por la DIAN; a través de esta configuración, defines los parámetros que el sistema utilizará para generar, visualizar, imprimir y enviar las notas crédito electrónicas, adaptándolas a las necesidades específicas de tu operación.
A continuación, te explico cómo hacerlo paso a paso:
1. Accede al ícono del engranaje 
que corresponde a Configuración – Ventas – Documentos – Notas crédito.
2. Desde esta sección podrás crear nuevos tipos de comprobantes para notas crédito o consultar y editar los que ya están definidos en el sistema.
- Para crear uno nuevo, haz clic en en el botón Crear nuevo tipo de comprobante
, ubicado en la parte superior. - Si deseas modificar un comprobante contable ya existente, selecciona la opción Editar y realiza los ajustes necesarios.
A través de cualquiera de las opciones anteriores, procede a completar la siguiente información requerida:
3. Define los datos principales:
- En uso: marca esta opción para habilitar el comprobante.
- Código y nombre: asigna un identificador y una descripción para el comprobante.
- Facturación electrónica: activa la opción Usar como documento electrónico para habilitar el envío a la DIAN.
- Numeración: establece el número inicial del consecutivo y activa la numeración automática.
4. Configura los parámetros complementarios:
- Incluir decimales: esta opción se activa automáticamente al marcar el comprobante como electrónico.
- Tipo de descuento por ítem: elige entre valor o porcentaje.
- Retenciones: define las retenciones aplicables (ReteIVA, ReteICA, autorretención).
- Facturar ingresos para terceros: activa esta opción si aplica a tu operación.
5. Ajusta la visualización, impresión y envío :
- Título para visualización: define el título que aparecerá en la impresión.
- Dirección, Ciudad y Teléfono de la empresa.
- Observaciones: agrega comentarios fijos que se mostrarán en el documento.
- Asunto del correo: personaliza el asunto del email que recibirá el cliente.
- Adjuntar archivo: incorpora imágenes, videos o documentos que se incluirán en todas las notas crédito.
- Datos que verá tu cliente en el detalle de la nota crédito: selecciona las columnas que deseas mostrar en la vista preliminar e impresión.
6. Una vez completada toda la información, haz clic en el botón Guardar 
para almacenar los datos; estos parámetros se aplicarán al momento de elaborar, enviar o imprimir la nota crédito electrónica.
Importante: puedes definir varios tipos de nota crédito electrónica, cada uno con sus propios parámetros, según las necesidades de tu operación.
¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo configurar tu nota crédito electrónica.
