Cuando realices la configuración de los parámetros necesarios para la elaboración de la factura electrónica de exportación, podrás generarla por las siguientes rutas:

a. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

b. Desde el botón + Crear – Clientes – Factura venta / Ingresos.

c. Ingresas por la opción de Ventas, luego en la pestaña Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta / Ingresos.

Seguidamente, seleccionas el tipo de factura anteriormente configurado para el manejo de exportación e incorporas toda la información que el programa requiere del cliente.

Importante: El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

Es necesario que los productos y/o servicios a facturar incluyan los datos adicionales que se evidencian en su creación: Modelo, Código arancelario y Marca.

En caso de no tener alguno o todos los datos diligenciados, se generará una ventana emergente. En la cual se evidenciará la información faltante y será necesario incluirla, a su vez, será actualizada en el perfil del producto para que al momento de volver a facturarse no sea nuevamente solicitada.

Importante

• En caso de dar clic en el botón Cancelar  o X, el sistema te permitirá continuar y solo generará nuevamente la ventana al seleccionar el ítem del producto que vas a exportar.

• Cuando guardas algún ítem sin haber asociado los datos adicionales, al realizar el envío de la factura generara una notificación con la información faltante. Esta notificación no implica un motivo de RECHAZO ante la DIAN.

Adicionalmente, el sistema habilitará en la parte inferior del Valor total de la Factura, el botón “+Adicionar datos factura de exportación”, donde te permitirá diligenciar la siguiente información:

• Incoterm: defines la condición de entrega de la mercancía.
• Descripción: puedes colocar una descripción relacionada con el envío de la mercancía.
• Medio de transporte: indicas el medio de transporte utilizado para el envío de la mercancía.
• Origen: relacionas la ciudad asociada a la configuración del Tipo de Factura electrónica de venta – exportación.
• Destino: ingresas la ciudad a donde le llegará la mercancía al cliente.
• Peso neto y Peso bruto
• Unidad de medida

Estos campos se verán reflejados en la impresión y vista de la Factura electrónica de venta – exportación.

Importante: Ninguno de los campos de la factura de exportación son obligatorios, por lo tanto, esta ventana no se generará de manera automática para recordarte que puedes adicionar dicha información.

Una vez incorporados los datos, das clic en el botón Guardar y enviar .

Enseguida te habilitará esta ventana, la cual te indica que al enviar la factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas Guardar y enviar .

Luego, el sistema te mostrara una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica y si deseas enviarla a un email diferente sin agregar un nuevo contacto, podrás eliminar el correo sugerido y escribir el correo electrónico de envío.

También podrás enviar el mail con copia a otro tercero presionando el botón Cc , donde el sistema habilitara el campo “Con copia a” y una vez digites el email, podrás añadirlo con la tecla enter, coma o tab.

Por ultimo, confirmas dando clic en el botón Enviar .

Importante: Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, mostrará solo el prefijo y consecutivo del documento, el campo Fecha se visualizará como Fecha y hora comprobante, no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

Al ser aprobada por la DIAN, observaras el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

También en la impresión y vista de la Factura, se evidenciarán los nuevos campos.

Si definiste en la configuración de la factura el formato “Básico moneda extranjera / exportación” visualizaras los valores en moneda local y extranjera, de esta manera:

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

Importante: Al emitir la factura electrónica de exportación en moneda extranjera, en el archivo XML se mostrará la moneda y TRM con la que se generó y la conversión de los valores registrados en moneda local, pesos colombianos (COP).