Enviar o reenviar facturas por correo electrónico a los clientes te asegura que reciban el documento de manera oportuna. Facilitando la comunicación y el envío de la información una vez la factura ha sido aprobada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o cuando necesites compartirla nuevamente.
Se utiliza cuando requieras enviar la factura al correo registrado en el sistema o a una dirección diferente, manteniendo un proceso confiable para ti y tus clientes.
Te indicamos los pasos a seguir:
1. Al momento de elaborar la factura, seleccionas en la parte inferior Guardar y enviar 
.
2. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
3. Luego, te muestra la ventana de envío de correo; en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero.
O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más 
; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para». Después de confirmar la información de envío, das clic en Enviar 
.
Importante:
- Al hacer una factura a consumidor final, el campo «Para» permite digitar manualmente una dirección de correo electrónico, el campo valida que el correo digitado tenga una estructura válida y para añadirlo, utiliza la tecla «Enter», coma o «Tab».
- El campo «Asunto» se construye de forma automática por el sistema, su contenido depende del tipo y estado de la factura, el asunto se muestra prellenado y no editable, garantizando la consistencia en la comunicación y cumplimiento normativo.
- El CAPTCHA de verificación automática, el cual se muestra al abrir la ventana de envío de correo, no requiere ninguna interacción e inicia de forma inmediata una verificación para confirmar que la acción es realizada por un ser humano, mientras se realiza la verificación, Enviar permanece deshabilitado.
4. En el caso de buscar la factura electrónica en el sistema para reenviarla, haz clic sobre el número del comprobante o en la columna de «Acciones», selecciona «Ver documento» para ir a la vista preliminar.
5. Envía la factura electrónica aprobada por la DIAN al correo electrónico del cliente, presionando Enviar por email 
.
6. Te muestra la ventana de envío de correo, en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero.
O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para».
7. Por último, confirma el envío haciendo clic en Enviar 
.
¡Tarea completada! Estás preparado para enviar o reenviar las facturas electrónicas por correo a tus clientes.
