Una vez superado el inconveniente tecnológico, el facturador electrónico deberá transcribir, mediante “Contingencia / Instrumento electrónico de transmisión – Tipo 03” la información que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel y realizar su transmisión a la DIAN.
Para elaborar la factura de venta de talonario o papel (Contingencia), puedes hacer uso de las siguientes rutas:
1. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.
2. Desde el botón + Crear – Clientes – Factura venta / Ingresos.
3. Vas por la opción de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta / Ingresos.
Al ingresar, seleccionas el tipo de factura electrónica Contingencia / Instrumento electrónico de transmisión – Tipo 03, que se ha definido previamente y relacionas el cliente.
Importante: si no has definido el tipo de comprobante, el sistema te mostrará una notificación indicando que es necesario realizar la configuración de la facturación de talonario o papel (Contingencia), para que puedas expedir facturas de talonario o papel, en caso de presentar inconvenientes tecnológicos con el sistema de facturación electrónica, para realizarlo das clic en el enlace “Aprende más y cómo configurarla”.
Luego es necesario que selecciones el o los productos y/o servicios a facturar y el sistema validará los datos de impuestos. Los demás campos de la factura de venta se mantienen igual a como se venían manejando, por lo cual, el siguiente paso es ingresar las formas de pago.
Una vez hayas incorporado los datos das clic en el botón Guardar y enviar .
Enseguida se habilitará esta ventana, la cual indica que, al enviar la Factura de talonario o papel (Contingencia) no podrá ser editada, anulada o borrada y presionas en el botón Guardar y enviar .
Luego, el sistema te mostrara una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica y si deseas enviarla a un email diferente sin agregar un nuevo contacto, podrás eliminar el correo sugerido y escribir el correo electrónico de envío.
También podrás enviar el mail con copia a otro tercero presionando el botón Cc , donde el sistema habilitara el campo “Con copia a” y una vez digites el email, podrás añadirlo con la tecla enter, coma o tab.
Por ultimo, confirmas dando clic en el botón Enviar .
Al ser aprobada la Factura de contingencia por la DIAN, observaras el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.
Cuando el cliente consulta la factura desde el correo electrónico con el botón Ver comprobante observará las siguientes opciones:
- Reclamar.
- Imprimir o Descargar.
- Reenviar.
- Enviar comentario.
Cuando des clic en el botón Reclamar, se habilitará el siguiente mensaje indicando al adquiriente que es necesario que se comunique con el facturador para comunicarle el motivo y solicitar la respectiva nota crédito.
Importante: de este modo se realiza el proceso de transmisión de la factura electrónica Contingencia / Instrumento electrónico de transmisión – Tipo 03, el cual le da validez al contenido de las facturas emitidas bajo la autorización de numeración de facturas de talonario o de papel.
El usuario es el único responsable de verificar oportunamente que el proceso de emisión de la factura electrónica Contingencia / Instrumento electrónico de transmisión – Tipo 03 y su validación previa se hayan llevado a cabo correctamente.