Estados de la factura electrónica

Al ingresar a la vista de la factura electrónica visualizarás los estados del documento, el cual te indicará el paso actual y el siguiente para completar todo el proceso de generación.

A continuación, observarás una barra de estados, que te permite conocer en qué proceso se encuentra tu factura electrónica:

1. Documento Guardado

Aquí, el documento estará guardado y dentro de los rangos de fechas para envío a la DIAN.

Estado Documento Guardado

Cuando la fecha de elaboración es distinta a la del día actual, se habilitará el siguiente mensaje.

Al hacer clic en el botón , se visualizará una ventana de confirmación de envío, indicándote que la fecha se ajustara por la fecha actual para cumplir con la normativa.

Si la factura electrónica tiene como forma de pago «crédito», el sistema te indicara que la fecha se ajustara por la fecha actual para cumplir con la normativa y que no se le modificaran las fechas de vencimiento.

Al presionar , se modificará automáticamente la fecha de elaboración por la actual y se generará el envío a la DIAN.

Importante: Este cambio de fecha de elaboración tendrá efecto en todos los movimientos relacionados con reportes, entre otros.

2. Envío a la DIAN

Una vez se inicie el proceso de envío, te mostrará el estado “Enviando” el cual estará gestionando internamente la transmisión de estos datos a la DIAN.

Estado Envío a la DIAN

Si durante la transmisión se presenta lentitud, el sistema te mostrará los siguientes mensajes:

  • Cuando se excede esa barrera de lentitud de 10 minutos, se actualizará la información indicándote que tomará unos minutos más en restablecer el servicio en su velocidad normal, sin embargo, como se encuentra en cola, no podrás realizar acciones como enviar a la DIAN, editar, anular o borrar el documento.

Estado Envío a la DIAN lentitud 10 min

  • Si luego de pasados los 10 minutos, aún se presenta lentitud, se actualizará el mensaje indicando que el sistema reintentará el envío a la DIAN en unos minutos más.

Estado Envío a la DIAN lentitud unos minutos mas

Al dar clic en el botón Boton Enviar por mail, el programa te habilita la siguiente ventana:

Ventana enviar por mail

Donde te indica que por medio de la plataforma se enviará la factura una vez esté aprobada por la DIAN, sin embargo, si lo requieres, contarás con la opción de descargarla y enviarla desde tu correo y al finalizar el proceso, el sistema la enviará bajo los parámetros establecidos por la DIAN.

Una vez se obtenga la respuesta de este proceso, podrás tener el siguiente resultado:

Estado error del proveedor tecnologico

En este caso es necesario que esperes a que el servicio se restablezca y generas nuevamente el envío de la factura mediante el botón Boton enviar a la DIAN.

  • Cuando el inconveniente se origine por lentitud o caída en tu Sigo Facturación o en la plataforma tecnológica, en la factura electrónica de venta se mostrará el estado Fallas en el servicio.

El sistema te informara, que puedes esperar a que el servicio se restablezca y luego intentar enviar tus documentos a la DIAN desde el botón  o desde el reporte de impresión y envío masivo de comprobantes.

Importante: Si requieres entregar el documento a tu cliente de forma inmediata, puedes hacerlo en modo de contingencia.

  • El estado Inconsistencias en el envío, se presenta en el caso de que el inconveniente sea por rechazo de la plataforma tecnológica.

Y será necesario dar clic en «Ver inconsistencias» para corregirla y luego enviarla de nuevo de forma individual o masiva a la DIAN.

3. Validación DIAN

En este estado se marcará el proceso como “Procesando DIAN”, donde la DIAN validará los datos del documento emitido.

Estado Procesando DIAN

Importante: si después de un tiempo no es aprobada la factura, podrás dar clic en el enlace «Actualizar estado de documento electrónico»

Y el sistema actualizará el estado según el que se encuentre en la plataforma tecnológica.

Si durante este paso la DIAN presenta lentitud, el sistema te indicará lo que sucede actualmente con la factura y que es necesario esperar un momento mientras la DIAN retorna una respuesta, de este modo podrás emitir más documentos y esta factura quedará en cola de envío hasta que la DIAN restablezca su servicio de forma correcta.

Estado Procesando DIAN Lentitud

Al obtener como respuesta que el comprobante presenta alguna inconsistencia de envío, visualizarás el estado rechazado y podrás dar clic en el hipervínculo “Ver inconsistencias” el cual te llevará a conocer qué inconsistencias presenta la factura.

Estado Procesando DIAN rechazado

Una vez lo corrijas, se envíe el documento y sea aprobado, se mostrará el aprobado por la DIAN y estará lista para que envíes la factura electrónica al cliente.

Estado aprobado por la DIAN

4. Envío de mail

Cuando la factura es aprobada, se genera el envío al correo electrónico del cliente con los archivos adjuntos .zip y en PDF, en este caso tenemos dos tipos de mensaje:

  • Envío fallido: te indica que no pudo ser enviada la factura y que es necesario revisar el historial de envíos para conocer el detalle. Adicional, allí mismo contarás con la opción de enviarla nuevamente.

Envío de mail Error

  • Envío exitoso: si el envío del correo fue exitoso se marcará este estado y aquí terminarás el proceso.

Envío de mail exitoso