Consultar los estados de la factura electrónica es importante para saber en qué punto del proceso se encuentra y asegurarte de que cumpla con los requisitos legales y llegue correctamente a tu cliente.
La barra de estados te ayuda a identificar qué paso ya se completó, cuál sigue y si es necesario realizar alguna acción adicional. Esta información es clave durante la validación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y el envío de la factura, por lo que conocer cada estado te permitirá hacer un mejor seguimiento y evitar inconvenientes en el proceso.
A continuación, te explicamos cada estado y cómo actuar en cada uno.
1. Documento guardado: en esta etapa, la factura está almacenada. Si la fecha de elaboración es distinta a la actual, el sistema mostrará un mensaje de ajuste.
Al hacer clic en Enviar a la DIAN
, se abrirá una ventana de confirmación indicando que la fecha se actualizará automáticamente, de acuerdo con la normatividad vigente.
Si la forma de pago es «Crédito», el sistema ajustará la fecha de elaboración sin modificar las fechas de vencimiento.
- Al presionar Aceptar y enviar
, se modificará automáticamente la fecha de elaboración por la actual y se generará el envío a la DIAN.
Importante: este cambio de fecha de elaboración tendrá efecto en todos los movimientos relacionados con reportes.
2. Envío a la DIAN: una vez iniciado el envío, el estado cambiará a «Enviando», indicando que el sistema está transmitiendo los datos.
Si durante la transmisión se presenta lentitud, el sistema te mostrará los siguientes mensajes:
Si hay lentitud en la transmisión (más de 10 minutos), se mostrará un mensaje informando que el servicio está en proceso de restablecimiento. Durante este tiempo, no podrás editar, anular, borrar ni reenviar el documento.
Si después de transcurridos 10 minutos la lentitud persiste, el sistema actualizará el mensaje e informará que reintentará el envío a la DIAN en los próximos minutos.
Al hacer clic en Enviar por mail 
, el programa te habilita la siguiente ventana:
La factura será enviada automáticamente una vez sea aprobada por la DIAN. También tienes la opción de descargarla y enviarla manualmente desde tu correo. Al finalizar el proceso, el sistema realizará el envío conforme a los parámetros establecidos por la DIAN.
Una vez se obtenga la respuesta de este proceso, podrás tener el siguiente resultado:
- En este caso, es necesario que esperes a que el servicio se restablezca y generas nuevamente el envío de la factura mediante Enviar a la DIAN
. - Cuando el inconveniente se origine por lentitud o caída en tu Siigo Nube o en la plataforma tecnológica, en la factura electrónica de venta se mostrará el estado «Fallas en el servicio».
El sistema te informará que puedes intentar enviar tus documentos a la DIAN desde Enviar a la DIAN o desde el reporte de imprimir y enviar masivamente comprobantes.
Importante: si requieres entregar el documento a tu cliente de forma inmediata, puedes expedir la factura electrónica de venta cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico.
- El estado «Inconsistencias en el envío» se presenta en el caso de que el documento contenga errores.
Será necesario dar clic en «Ver inconsistencias» y se abrirá el panel lateral de inconsistencias del documento, donde verás el motivo de rechazo y los ajustes necesarios para corregir el error y volver a enviar el documento de forma individual o masiva a la DIAN.
3. Validación DIAN: el estado cambiará a «Procesando DIAN», indicando que la DIAN está validando el documento.
Importante: si después de un tiempo no es aprobada la factura, podrás dar clic en el enlace «Actualizar estado de documento electrónico».
El sistema actualizará el estado según el que se encuentre en la plataforma tecnológica.
- Si durante este paso la DIAN presenta lentitud, el sistema te indicará lo que sucede actualmente con la factura y que es necesario esperar un momento mientras la DIAN retorna una respuesta, de este modo podrás emitir más documentos y esta factura quedará en cola de envío hasta que la DIAN restablezca su servicio de forma correcta.
- También se puede presentar el estado «Fallas en el servicio», cuando la plataforma tecnológica envía el documento a la DIAN y fallan los reintentos de envío o si se presentan inconsistencias en el proceso y no logra entregar el documento a la DIAN.
El sistema te informará que puedes intentar enviar tus documentos a la DIAN desde Enviar a la DIAN o desde el reporte de imprimir y enviar masivamente comprobantes.
Importante: si requieres entregar el documento a tu cliente de forma inmediata, puedes expedir la factura electrónica de venta cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico.
- El estado «Inconsistencias en el envío», se presenta en el caso de que el documento contenga errores.
Será necesario dar clic en «Ver inconsistencias» y se abrirá el panel lateral de inconsistencias del documento, donde visualizarás el motivo de rechazo y los ajustes necesarios para corregir el error y volver a enviar el documento de forma individual o masiva a la DIAN.
- Al obtener como respuesta que el comprobante presenta alguna inconsistencia de envío, visualizarás el estado «Rechazado» y podrás hacer clic en el hipervínculo «Ver inconsistencias» el cual te llevará a conocer qué inconsistencias presenta la factura.
- Una vez lo corrijas, se envíe el documento y sea aprobado, se mostrará el estado aprobado por la DIAN y estará lista para que envíes la factura electrónica al cliente.
4. Envío de mail: cuando la factura es aprobada, se genera el envío al correo electrónico del cliente con los archivos adjuntos .zip y en PDF, en este caso tenemos dos tipos de mensaje:
- Envío fallido: te indica que no se pudo enviar la factura y que es necesario revisar el historial de envíos para conocer el detalle. Adicional, allí mismo contarás con la opción de enviarla nuevamente.
- Envío exitoso: si el envío del correo fue exitoso se marcará este estado y aquí terminarás el proceso.
De esta manera lograrás consultar los estados de la factura electrónica.
