SIIGO FACTURACIÓN

Para elaborar el documento soporte electrónico, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Vas al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea un Documento soporte.

2. Desde el botón + Crear – Proveedores – Documento soporte.

3. Te ubicas por el módulo de Compras y gastos, luego en la pestaña Documento soporte, seleccionas Nuevo Documento soporte.

4. Te diriges al módulo Inicio, te ubicas en la pestaña Habilitaciones electrónicas y en la sección Documento soporte electrónico, presionas el botón Crear Doc. Soporte .

Al ingresar por cualquiera de las opciones, se habilita la siguiente pantalla:

En la parte superior encontraras el botón “Ver tutoriales” y al seleccionarlo te desplegara las siguientes opciones:

Donde es necesario que diligencies los siguientes campos:

Datos de encabezado

• Tipo: defines el tipo de documento soporte electrónico a elaborar.

Importante: Si seleccionas un tipo de comprobante con la resolución asociada próxima a vencer, agotarse, vencida o agotada, el sistema te mostrara las siguientes ventanas:

Numeración vencida: El sistema generará un mensaje de numeración vencida, al seleccionar un tipo de comprobante específico, siempre y cuando la resolución asociada esté vencida y tenga 0 días de vigencia desde la fecha registrada.

Numeración agotada: Se habilitará una ventana informativa, cuando la resolución asociada esté completamente agotada y no quede ningún número disponible en su rango desde la fecha registrada.

Numeración por agotarse: Te aparecerá un mensaje cuando la resolución asociada esté próxima a agotarse. Además, informará la cantidad de documentos restantes para el agotamiento de los rangos de la vigencia.

Numeración por vencerse: El sistema habilitará una ventana informativa, si la resolución asociada esté próxima a vencerse. Además, te indicará a cantidad de días restantes para el vencimiento de la vigencia.

Si seleccionas el botón Solucionar ahora el sistema te mostrará una pantalla, donde conocerás los pasos para sincronizar la nueva resolución de documento soporte, según aplique.

Al dar clic en las opciones “Elegir otro comprobante“, “Solucionar más tarde” o en la “X“, se cerrará el mensaje y podrás seleccionar un tipo de comprobante diferente.

• Fecha de elaboración: digitas la fecha en la cual quedará el documento en el programa.

Importante: 

• De acuerdo a la resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, la fecha de elaboración no debe ser inferior o mayor a 6 días calendario de la fecha actual.

• Al seleccionar un tipo de comprobante cuya fecha inicial o final de vigencia sea inferior o superior a la fecha del computador, el sistema generará un texto informativo en la parte inferior del campo “Fecha de elaboración”

Fecha de elaboración inferior a la fecha inicial de vigencia

Fecha de elaboración posterior a la fecha final de vigencia

• Proveedores: desde aquí es posible crear, digitar y/o realizar la búsqueda del proveedor al cual se le está comprando.

Importante: Recuerda que para el manejo de documento soporte, es necesario en la creación del tercero ingresar el código postal. En caso de no haberlo asignado puedes dirigirte a editar el perfil del proveedor. 

• Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar el documento digitar el número con el cual será registrado.
• No. Comprobante proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y número de factura que expidió el proveedor.
• Descuento en porcentaje: lo marcas si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.

Detalle del documento soporte

En esta sección se adicionan los gastos, activos y productos y/o servicios que se están adquiriendo; esta información es seleccionada en el campo Tipo, una vez seleccionada esta información es necesario asignar o incluir los datos que el sistema solicita.

Al seleccionar la opción gastos, ten en cuenta que este listado se cargará sin cuentas contables. Para mejorar tu plan, puedes ingresar a la tienda Siigo. 

• Sección de totales: visualizas el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto.
• Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago.
• Observaciones: incluyes comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
• Adjuntar archivo: puedes anexar un archivo o soporte del documento (Ejemplo. Comprobante escaneado expedido por el proveedor).

Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos. Recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1GB; si necesitas más, puedes adquirir espacio adicional.

Una vez hayas incorporado toda la información, das clic en el botón Guardar , el documento soporte quedará guardado y sera necesario presionar Enviar a la DIAN .

De acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros del documento soporte, la visualización será de la siguiente forma:

De igual manera, en la parte superior o encabezado se te habilitan algunas acciones o actividades específicas.

1. Descargar e imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
2. Aplicar nota de ajuste: al seleccionar esta opción te direccionará para aplicar la nota de ajuste al documento soporte electrónico.
3. Más: Allí podrás realizar algunos procesos adicionales, estos son:

• Enviar comentario
• Copiar el documento.
• Marcarlo como comprobante favorito.
• Actualizar documento electrónico, el sistema actualizará el estado del documento electrónico según el que se encuentre en la plataforma tecnológica y la DIAN. Podrás realizar esta actualización después de haber pasado mínimo dos horas desde la creación del documento.

Importante: El proceso de actualización se ejecutará correctamente siempre y cuando el documento no sea editado y la información sea la misma que se envió inicialmente.