SIIGO FACTURACIÓN

Configurar la factura electrónica de venta es un paso clave cuando estás listo para comenzar a facturar y cumplir con las exigencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este proceso te permite definir la información necesaria para que tus facturas sean válidas, claras y se generen sin inconvenientes desde el sistema.

Es recomendable realizar esta configuración antes de emitir tus primeras facturas o cuando necesites ajustar tus datos, asegurando así que todo funcione de manera adecuada y sin contratiempos en tu operación diaria.

Para configurar la factura electrónica de venta, sigue estos pasos:

1. Ingresa por Configuración – Ventas – Documentos – Facturas de ventas / Ingresos.

2. Al ingresar, el sistema te permite crear nuevos tipos de factura de venta, para ello, es necesario que des clic en Crear nuevo tipo de comprobante .

• Además, se visualizan los comprobantes que ya se encuentran definidos en el programa, los cuales puedes configurar dando clic en «Editar».
• El sistema te mostrará el siguiente mensaje en la parte superior:

• El cual te llevará al perfil de la organización para que puedas completar los datos de la empresa, puesto que estos harán efecto en la impresión de la factura de venta.

3. Define los siguientes datos:

Datos principales: aquí puedes asignar algunas características requeridas para el manejo de facturación electrónica.

• En uso: se marca cuando el comprobante va a estar activo.
• Código del comprobante: dentro de un tipo de documento se pueden definir diferentes comprobantes, con el fin de tener organizada la información por áreas, sucursales o cualquier otro criterio.
• Nombre del comprobante: corresponde al nombre del documento.

Resolución de facturación: son datos que, por normatividad, es necesario se visualicen en la vista preliminar e impresión de la factura, bien sea si es factura por computador o factura electrónica.

Importante: si también adquiriste puntos POS, te aparecerá el campo «Tipo de factura», donde será necesario seleccionar la opción «Factura de venta (Nube)».

• Usar como documento electrónico: es necesario que se encuentre seleccionado para que puedas enviar a la DIAN la información que generes con este tipo de comprobante de factura de venta.
• Tipo de factura electrónica: una vez marcas la casilla «Usar como documento electrónico», el sistema automáticamente define el tipo de documento «Factura electrónica de venta».

Se habilitará un mensaje, indicando que el título del comprobante se mostrará como «Factura electrónica de venta» dando cumplimiento al anexo técnico vigente de facturación electrónica de la DIAN, a lo que presionas Entendido .

• Número resolución DIAN: evidenciarás el número de la resolución de facturación electrónica que ha sido relacionada previamente. Si no tienes ninguna, es necesario asociarla con el enlace «Sincronizar la nueva resolución» y te aparecerá una ventana, donde conocerás todos los pasos a realizar.

• Encontrarás el enlace para consultar cómo autorizar una resolución de facturación o habilitar los rangos de numeración y el enlace de la DIAN donde realizarás dicho proceso.
• Podrás consultar cómo asociar los rangos de numeración (asociar prefijos) de facturación en la DIAN. Asimismo, contarás con el enlace de la DIAN para realizar dicho proceso.
• En el paso 3 asocias la resolución a tu comprobante de factura, para ello es necesario que hagas clic en sincronizar la nueva resolución .

• Te aparecerá la siguiente pantalla en la cual haces clic en Actualizar  , para que te aparezca el listado con las últimas resoluciones solicitadas a la DIAN.

Importante: recuerda que solo podrás asociar numeraciones, donde el prefijo no termine en número, que la resolución no esté asociada a otro comprobante y que este vigente.

• Ubicas la resolución que vas a sincronizar, das clic en Asociar y, de inmediato, el sistema tomará los datos y te mostrará la información de la resolución y en el campo «Próximo número de factura» se visualizará el próximo número de la resolución. 

Importante: si intentas modificar el consecutivo sugerido por uno inferior, se mostrará un mensaje indicando que los números previos al consecutivo almacenado ya fueron utilizados en esta resolución, por lo que es necesario corregir o ingresar un número superior. 

4. Una vez confirmes que los datos están correctos, presionas Guardar .

• Fecha inicio de vigencia, vigencia en meses y fecha final de vigencia: el sistema relaciona los campos de acuerdo con la resolución de facturación electrónica que sincronizaste previamente.
• Prefijo: se mostrará esta información de acuerdo con la resolución de facturación electrónica que sincronizaste previamente. Recuerda que este campo solo permite máximo 4 caracteres, ya que en el artículo 4 de la Resolución 012 de 2021 así lo indica.
• Numeración inicial y numeración final: se mostrará el rango inicial y el rango final de acuerdo con la resolución de facturación electrónica que sincronizaste previamente.
• Próximo número del comprobante: te mostrará cuál es el consecutivo que tomará el sistema al momento de realizar una factura electrónica de venta con este tipo de comprobante. En caso de que quieras comenzar con un número consecutivo específico, puedes modificarlo.

Importante: el sistema realizará una validación en el campo «Próximo número de factura» para asegurar que no se utilice un consecutivo inferior al sugerido que se encuentra almacenado, si lo modificas, se mostrará un mensaje indicando que los números previos al consecutivo almacenado ya fueron utilizados en esta resolución, por lo que es necesario corregir o ingresar un número superior. 

• Numeración automática: este campo se encontrará seleccionado.

Datos adicionales para facturación electrónica: en esta sección puedes habilitar el manejo de los datos para el sector comercial (empresas del sector salud, transporte de carga, sector cambiario e ingresos para terceros) y realizar la marcación del manejo orden de compra y orden de entrega, los cuales tendrán efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento.

Configuraciones complementarias: encontrarás información adicional de la configuración del comprobante como:

• Incluir decimales: para cumplir con los requisitos de la facturación electrónica, se marcará automáticamente esta opción cuando actives el documento como electrónico en el punto anterior. 
• Tipo de descuento por ítem: puedes elegir entre valor o porcentaje.
• Retenciones: puedes definir las retenciones que se manejarán en la factura de venta, cómo retención de Impuesto al Valor Agregado (IVA), retención de Impuesto de Industria y Comercio (ICA) y la autorretención.

Importante: si creas una nueva tarifa de autorrenta, es necesario volver a esta configuración desmarcar y luego marcar de nuevo el campo «Habilitar autorretención», y guardar los cambios. Así, cuando elabores la factura de venta, aparecerán todas las tarifas de autorretención que hayas creado. 

• Habilitar copagos / anticipos: esta opción aplica cuando requieras el uso de copagos en la factura electrónica de ventas.

Visualización, impresión y envío de la factura de venta / Ingresos: corresponde a información general que se visualizará y tendrá efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar e impresión del documento; estos campos son:

• Formato: en este campo puedes seleccionar el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión del documento.

Importante: ten en cuenta que puedes utilizar formatos en media página o página completa.

• Título para visualización: corresponde al título del documento, el cual será visible en la impresión.
• Dirección, ciudad y teléfono de la empresa.
• Observaciones: el sistema te permite relacionar comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.

Datos para envío por mail

• Adjuntar archivo: desde este campo puedes incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.

Importante: al enviar la factura electrónica al correo electrónico del cliente se genera automáticamente el asunto, según el tipo de documento y su estado. 

Datos que se verán en el detalle del comprobante: en esta opción es posible definir qué columnas se visualizan en el detalle del documento al momento de generar la vista preliminar o realizar la impresión de la factura.

5. Una vez digitada toda la información que solicita este catálogo, es necesario dar clic en Guardar , para que los datos ingresados queden almacenados en el programa y se tengan en cuenta al momento de elaborar, enviar a vista preliminar o imprimir la factura de venta.

Importante: es posible definir varios tipos de factura y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.

Ahora ya sabes configurar tu factura electrónica de venta en Siigo facturación.