La factura electrónica para el sector cambiario es un documento fundamental para respaldar de forma correcta las operaciones de compra y venta de divisas. Su elaboración adecuada permite cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y garantizar que la información transmitida en formato XML sea precisa, segura y acorde con la normatividad vigente.
Este proceso se utiliza cada vez que tu empresa realiza transacciones cambiarias y necesita registrarlas de manera oficial, asegurando transparencia y control en cada operación.
Pasos para elaborar una factura electrónica para el sector cambiario en Siigo Facturación:
1. Realiza la configuración de la factura electrónica para el sector cambiario.
Dirígete a la sección Datos adicionales para Facturación Electrónica y en la opción Sector comercial, selecciona Cambiario.
Se habilitarán dos opciones: Compra de divisas y Venta de divisas, donde podrás definir cuál será la operación del documento que estás configurando.
Importante: podrás editar la operación cuando lo requieras; sin embargo, te recomendamos tener configurado un tipo de documento para cada operación.
2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:
- En el módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.
- Desde + Crear
– Clientes – Factura venta / Ingresos.
- Ve a la opción Ventas; luego, en Documentos de venta, ubica Factura de venta y selecciona Crear factura
.
3. Elige el tipo de factura y diligencia los datos requeridos en el encabezado.
Importante:
- El sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación; si no cumple con esta condición, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.
- Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.
- La fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad. Al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.
4. Haz clic en el enlace + Datos adicionales Sector cambiario, y se habilitará una ventana donde seleccionas la información general. Este campo es obligatorio.
5. Luego, presiona el botón Guardar 
y el sistema generará la siguiente notificación.
6. Completa los datos del detalle de la factura y selecciona el botón Guardar y enviar 
.
7. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
8. Envía la factura al correo electrónico del cliente: en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero.
O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más 
; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para».
Por último, confirma el envío haciendo clic en Enviar 
.
9. Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén guardadas, se mostrará solo el prefijo y consecutivo del documento, el campo «Fecha» se visualizará como «Fecha y hora comprobante», no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando: «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».
10. Una vez que la DIAN apruebe la factura, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas y los códigos electrónicos correspondientes.
La información del sector cambiario no se visualizará en la representación gráfica de la factura electrónica; se reflejará en el archivo XML aprobado por la DIAN.
11. En la parte superior podrás conocer el estado de tu factura electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta que sea enviada por correo a tu cliente.
Esperamos que esta guía te haya sido de ayuda para elaborar tus facturas electrónicas del sector cambiario.
