SIIGO FACTURACIÓN

Elaborar facturas electrónicas de venta es importante porque es el documento que respalda oficialmente cada operación comercial ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y su elaboración correcta garantiza que la información de tu negocio se registre de forma segura, precisa y en cumplimiento con la normatividad vigente.

Este proceso te permite organizar los datos de tus clientes, productos, valores e impuestos de manera ordenada, evitando inconvenientes y asegurando que la factura llegue adecuadamente a su destino. Es útil cada vez que realizas una venta y necesitas dejar constancia formal de la operación, por lo que se convierte en una herramienta esencial para el control contable y la gestión eficiente de tu empresa. 

A continuación, encuentras el detalle de cómo elaborar las facturas electrónicas de venta y realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN cuando completas los siguientes pasos:

1. Configura el comprobante para factura electrónica de venta.

2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:

• En el módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura Electrónica.
  

• Desde + Crear– Clientes – Factura Venta / Ingresos.

• Vas a la opción de Ventas; luego, en Documentos de venta, ubica Factura de venta y selecciona Crear factura . 

3. Se habilita la siguiente pantalla:

• Al elaborar las primeras facturas electrónicas, el sistema te mostrará en la parte superior un mensaje informativo, el cual indica que tu factura electrónica debe manejar decimales.

• En la parte superior encontrarás Ver tutoriales y al seleccionarlo se desplegarán algunas guías que podrás consultar.
• Haz clic en el enlace cambiar logo, para personalizar todos los comprobantes que maneja la empresa.

Importante: en caso de no tener completados los datos del perfil de la organización, visualizarás el siguiente mensaje en la parte superior, donde será necesario registrar la información para la correcta elaboración de la factura de venta.

4. Diligencia los datos de encabezado:

• Tipo: selecciona el tipo de comprobante de factura electrónica que se utilizará.

Importante: 

• Si se te presenta el siguiente mensaje «número de la factura de venta está fuera del rango de numeración de la resolución», lo puedes corregir.
• Cuando seleccionas un tipo de comprobante y la resolución está próxima por vencer, está vencida, los rangos de numeración están por agotarse o se han agotado, el sistema habilitará las siguientes ventanas.

Notificación de vigencia de resolución de facturación electrónica próxima a vencerse.

Notificación de vigencia de resolución de facturación electrónica vencida.

Notificación de resolución de facturación electrónica cuando está por terminar la numeración.

Notificación de resolución de facturación electrónica cuando la numeración se terminó.

Al hacer clic en Solucionar ahora , el sistema te mostrará una pantalla, donde conocerás los pasos para sincronizar la nueva resolución de facturación.

Si presionas la opción Elegir otro comprobante , te dejará de nuevo en la sección de «Tipo de factura» para que puedas seleccionar otro tipo de documento.

• Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a emitir la factura electrónica.

Al definirlo, puedes hacer clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida. Si requieres modificar o adicionar información al perfil del cliente, selecciona la opción «Ver perfil» y el sistema te abrirá una ventana para que los puedas ingresar.

Importante: el sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación; si no cumple con esta condición, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.

Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.

• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si te aparece en blanco es porque esta información no se completó cuando creaste tu cliente, por ende, lo puedes crear desde la opción + Crear nuevo .
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

Importante: al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en Guardar y enviar el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha debe ser igual a la fecha actual y no se permitirá guardar y enviar el documento electrónico.

• Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar la factura digitar el número con el cual quedará guardada.

El enlace «Editar consecutivo», te permitirá utilizar un consecutivo que haya sido eliminado anteriormente o que no se haya utilizado, garantizando que la nueva factura mantenga una secuencia ordenada y evitar vacíos en la numeración.

Al contar con consecutivos disponibles para utilizar, se habilitará una ventana mostrándote los consecutivos disponibles de los últimos 30 días y se encuentren dentro del rango de numeración de la resolución vigente, para que lo puedas seleccionar y guardar.

Si el tipo de factura definido, no cuenta con consecutivos disponibles para utilizar, el sistema te informará que no cuentas con consecutivos para reutilizar y se mantendrá el número del próximo consecutivo en el campo número.

• Vendedor: aparece el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.

5. Ingresa los datos del detalle de la factura:

• Producto: selecciona el producto o servicio que vas a comercializar indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste. En caso de no tenerlo creado puedes hacer clic en la opción +Crear nuevo . 
• Cantidad: indica la cantidad que vas a vender.
• Valor unitario: el sistema sugiere el valor de las listas de precios definidas en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo.
• % Desc.: permite colocar descuentos si lo requieres.
• Impuestos: selecciona los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.

Importante:

• Puedes registrar en la factura de venta las retenciones en la fuente, retención de Impuesto al Valor Agregado (IVA) e Impuesto de Industria y Comercio (ICA).
• El sistema validará la tarifa de IVA gravado, exento, excluida que tenga asignado el producto y/o servicio.

6. Selecciona las formas de pago, el sistema despliega las que han sido previamente creadas.

El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la factura, selecciona las que correspondan y haz clic en el enlace «+Agregar otra forma de pago».

7. En la sección de totales, visualizas el valor bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática. Además, si habilitaste en la configuración de la factura de venta el manejo de ReteIVA y ReteICA, podrás asignar los impuestos correspondientes.

8. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:

• Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres, en cumplimiento con el Anexo 1.9 de la DIAN, al superar este límite el sistema generará el siguiente mensaje:

• Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo: una foto del producto).

Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos. Recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1GB; si necesitas más, puedes adquirir en nuestra tienda Siigo espacio adicional.

9. Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, haz clic en Guardar y enviar .

10. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar .

11. Envía la factura al correo electrónico del cliente, en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más  ; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para».

Por último, confirma el envío haciendo clic en Enviar .

12. Si las facturas electrónicas de venta no han sido aprobadas por la DIAN o están guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento; el campo «Fecha» aparecerá como «Fecha y hora comprobante», sin incluir la firma del proveedor tecnológico. Además, en la parte inferior del documento, se visualizará un mensaje indicando: «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

13. Una vez que la DIAN apruebe la factura, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

Importante: en la parte inferior visualizarás la forma de pago y el medio de pago, con la finalidad de cumplir con los requisitos normativos establecidos en la Resolución DIAN 165.

• Forma de pago: al seleccionar una forma de pago de inmediato, se mostrará el concepto Contado y al definir una forma de pago «con detalle de vencimiento» aparecerá como Crédito.
• Medio de pago: se mostrará el concepto en la representación gráfica el cual indicará el «Medio de pago D. Electrónico».

14. En la parte superior podrás conocer el estado de la factura electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta ser enviada por correo a tu cliente, y se habilitan las siguientes opciones:

• Eventos de la factura : el sistema te mostrará una ventana con el historial de los eventos registrados por el comprador.
• Editar : te redirige a la vista de edición del comprobante y permite hacer cambios. Si la factura es electrónica, no permitirá realizar la edición.
• Cartera : al seleccionar esta opción, puedes consultar los siguientes informes: estado de cuenta, movimiento de cuentas por cobrar y seguimiento de cobranza
• Más : te permite realizar las siguientes acciones: aplicar nota crédito, aplicar nota débito (ventas), actualizar el documento electrónico si no carga el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) y QR, ya sea por alguna intermitencia en el sistema o por inconsistencias en la visualización. También, podrás copiar el enlace de la factura y descargar el XML
• Documentos relacionados : consulta los documentos vinculados a la factura, como nota de crédito y nota débito.

• Descargar e imprimir: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
• Comentarios: podrás enviar al cliente algún comentario relacionado con la factura. Una vez enviado el comentario, el botón cambiará a «Ocultar comentarios».
• Adjuntos : este ícono permite adjuntar hasta 5 archivos a la factura, con un peso máximo de 1MB, en los formatos: xls, xlsx, doc, docx, pdf, jpg, png. También, consultar los documentos que han sido adjuntos, ya sea en la elaboración o desde la configuración.
• Enviar por mail: puedes enviar por correo electrónico la factura al mismo contacto que fue enviada o a otros.

15. La factura electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (facturacion@siigo.com) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:

Los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN, y contendrán la factura en PDF y el formato XML.

Cumpliendo con la normatividad de la Resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre del comprimido adjunto llevará las siguientes características:

• Z: comprimido
• Número de Identificación Tributaria (NIT) del facturador electrónico sin Dígito de Verificación (DV), de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
• Código asignado por la DIAN al Proveedor Tecnológico (PT) de tres (3) dígitos.
• Dos (2) últimos dígitos año calendario
• Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en «00000001» cada primero de enero.)

Importante: solo llegará el archivo .zip si seleccionaste Guardar y enviar , por el contrario, si solo das clic en la opción de Guardar  sin enviarlo electrónicamente, podrás posteriormente reenviar la factura de venta al cliente. 

Al presionar sobre Ver comprobante  observarás las siguientes opciones: 

• Reclamar .
• Imprimir .
• Reenviar .
• Comentar .

Cuando haces clic en Reclamar , se habilitará el siguiente mensaje indicando al adquiriente que es necesario que se comunique con el facturador para comunicarle el motivo y solicitar la respectiva nota crédito.

Importante: 

• Al elaborar la factura electrónica de venta y relacionar bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

• En caso de que se estén completando los comprobantes y solo te queden 10 para terminarlos, se habilitará la siguiente opción para que puedas comprar más comprobantes.

  

Al hacer clic en «adquirir documentos» te llevará a la tienda de Siigo para que puedas comprar más paquetes de facturas.

Realizando este proceso podrás elaborar tus facturas electrónicas de venta.