La elaboración de la factura electrónica de venta es el proceso mediante el cual registras paso a paso la información de la venta para generar un documento válido ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Este procedimiento te permite ingresar correctamente los datos del cliente, los productos o servicios, los valores, impuestos y formas de pago, asegurando que la factura quede bien estructurada, se envíe sin errores y cumpla con los requisitos fiscales y contables desde su creación.
A continuación, te explicamos cómo elaborar y enviar tu factura electrónica:
1. Ingresa por las siguientes rutas:
- Dirígete al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.
- Desde el botón+ Crear
– Clientes – Factura venta / Ingresos.
- Vas por la opción de Ventas, ve a Documentos de venta y selecciona la pestaña Factura de venta y haz clic en el botón Crear factura
.
2. Se habilita la siguiente pantalla:
- Al elaborar las primeras facturas electrónicas, el sistema te mostrará en la parte superior un mensaje informativo; el cual indica que tu Factura electrónica debe manejar decimales, según el Anexo técnico de la DIAN de facturación electrónica versión 1.7 – 2020 – Artículo 1.2.1.1.
- En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales
y al seleccionarlo te desplegará algunas guías que podrás consultar. - Haz clic en el enlace «cambiar logo» para cargar el logotipo de tu empresa, este se mostrará automáticamente en todos los comprobantes y facturas generados.
Importante: en caso de no tener completados los datos del perfil de la organización, visualizarás el siguiente mensaje en la parte superior, donde será necesario registrar la información para la correcta elaboración de la factura de venta.
3. Diligencia los datos de encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de comprobante de factura electrónica que se utilizará.
- Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a emitir la factura electrónica.
– Al definirlo puedes dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.
– Si requieres modificar o adicionar información al perfil del cliente, selecciona la opción «Ver perfil» y el sistema te abrirá una ventana para que los puedas ingresar.
Importante: el sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.
- Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con cuál se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si te aparece en blanco es porque esta información no se completó cuando creaste tu cliente, por ende, lo puedes crear desde la opción + Crear nuevo
. - Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día, si te ubicas sobre el campo te aparecerá un mensaje informativo indicándote que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual.
Importante: al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en el botón Guardar y enviar 
el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad DIAN vigente y no se permitirá guardar y enviar el documento electrónico.
- Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar la factura digitar el número con el cual quedará guardada.
El enlace Editar consecutivo, te permitirá utilizar un consecutivo que haya sido eliminado anteriormente o que no se haya utilizado, garantizando que la nueva factura mantenga una secuencia ordenada y evitar vacíos en la numeración.
– Al contar con consecutivos disponibles para utilizar, se habilitará una ventana mostrándote los consecutivos disponibles de los últimos 30 días y se encuentren dentro del rango de numeración de la resolución vigente, para que lo puedas seleccionar y guardar.
– Si el tipo de factura definido, no cuenta con consecutivos disponibles para utilizar, el sistema te informará que no cuentas con consecutivos para reutilizar y se mantendrá el número del próximo consecutivo en el campo número.
- Vendedor: visualizas el nombre del vendedor asociado al cliente.
- Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa realizó la configuración de moneda extranjera.
Importante: si en los parámetros de la factura electrónica marcaste el manejo de order reference y/o orden de entrega, podrás elaborar la factura electrónica con dichos parámetros.
4. Ingresa los datos del detalle de la factura:
- Producto: permite seleccionar el producto o servicio que vas a comercializar indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste. En caso de no tenerlo creado puedes hacerlo dando clic en la opción +Crear nuevo .
- Cantidad: indica la cantidad que vas a vender.
- Valor unitario: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo.
- % Desc.: permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: selecciona los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.
Importante:
– Para seleccionar los impuestos que apliquen al momento de elaborar la factura, es necesario que estos se encuentren previamente creados.
– Puedes registrar en la factura de venta las retenciones en la fuente, retención de IVA e ICA.
– El sistema validará la tarifa de IVA gravado, exento, excluida que tenga asignado el producto y/o servicio.
5. Selecciona las formas de pago, el sistema despliega las que han sido previamente creadas.
- El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la factura, selecciona las que correspondan y haz clic en el enlace +Agregar otra forma de pago.
6. El valor bruto, los valores de impuestos (descuentos y cargos) y el valor neto, Siigo los calcula de forma automática.
7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres, en cumplimiento con el anexo 1.9 de la DIAN, al superar este límite el sistema generará el siguiente mensaje:
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo. Una foto del producto).
Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos. Recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1GB; si necesitas más, puedes adquirir en nuestra tienda Siigo espacio adicional.
8. Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, das clic en el botón Guardar y enviar .
9. Se habilitará una ventana, la cual te indica que al enviar la factura electrónica no podrá ser editada, anulada o borrada y seleccionas Guardar y enviar 
.
10. El sistema te mostrará una ventana emergente, en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará la factura electrónica y si deseas enviarla a un email diferente sin agregar un nuevo contacto, podrás eliminar el correo sugerido y escribir el correo electrónico de envío.
También podrás enviar el mail con copia a otro tercero presionando el botón Cc 
, donde el sistema habilitará el campo «Con copia a» y una vez digites el email, podrás añadirlo con la tecla enter, coma o tab.
Por último, confirmas dando clic en el botón Enviar 
.
11. Cuando las facturas electrónicas no están aprobadas por la DIAN o están solo guardadas, se mostrará el prefijo y consecutivo del documento, el campo fecha se visualizará como fecha y hora comprobante, no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».
Al ser aprobada por la DIAN, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.
Importante: en la parte inferior visualizarás la forma de pago y el medio de pago, con la finalidad de cumplir con los requisitos normativos establecidos en la Resolución DIAN 165, Artículo 11, Requisitos de la factura electrónica de venta, numerales 10 y 11.
- Forma de pago: al seleccionar una forma de pago de inmediato, se mostrará el concepto Contado y al definir una forma de pago “con detalle de vencimiento” aparecerá como Crédito.
- Medio de pago: se mostrará el concepto en la representación gráfica el cual indicará el Medio de pago D. Electrónico.
12. En la parte superior podrás conocer el estado en qué se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente y se habilitan las siguientes opciones, las cuales te permiten realizar algunas acciones específicas:
- Eventos de la factura
: el sistema te mostrará una ventana con el historial de los eventos registrados por el comprador. - Editar
: te redirige a la vista de edición del comprobante y permite hacer cambios. Si la factura es electrónica, no permitirá realizar la edición. - Cartera
: al seleccionar esta opción, puedes consultar los siguientes informes:
– Estado de cuenta– Movimiento de cuentas por cobrar
– Seguimiento de cobranza - Más
: este botón te permite realizar las siguientes acciones:
– Aplicar nota crédito
– Aplicar nota débito
– Actualizar documento electrónico: esta opción te permitirá actualizar la factura electrónica sin los códigos CUFE y QR, ya sea por alguna intermitencia en el sistema o por inconsistencias en la visualización.
– Copiar el enlace de la factura
– Descargar el XML - Documentos relacionados
: consulta los documentos vinculados a la factura, como cotización, remisión, recibo de caja, nota de crédito, nota débito y ajustes de cartera.
- Descargar e imprimir
: visualizarás el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión. - Comentarios
: podrás enviar cliente algún comentario relacionado con la factura. Una vez enviado el comentario, el botón cambiará a “Ocultar comentarios”. - Adjuntos
: este ícono permite adjuntar hasta 5 archivos a la factura, con un peso máximo de 1MB, en los formatos: xls, xlsx, doc, docx, pdf, jpg, png. También, consultar los documentos que han sido adjuntos, ya sea en la elaboración o desde la configuración. - Enviar por mail
: puedes enviar por correo electrónico la factura al mismo contacto que fue enviada o a otros.
13. La factura electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (facturacion@siigo.com) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:
Los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN, donde encontrarás la factura en PDF y el formato XML.
Cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre del comprimido adjunto llevará las siguientes características:
- Z: comprimido
- NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
- Código asignado por la DIAN al Proveedor Tecnológico de tres (3) dígitos.
- Dos (2) últimos dígitos año calendario
- Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)
Importante: solo llegará el archivo .zip si se dio clic en el botón Guardar y enviar o si solo das clic en la opción de “Guardar” (Sin enviarlo electrónicamente) podrás posteriormente reenviar la factura de venta al cliente.
Al presionar sobre el botón Ver comprobante 
observarás las siguientes opciones:
Cuando des clic en el botón Reclamar, se habilitará el siguiente mensaje indicando al adquiriente que es necesario que se comunique con el facturador para comunicarle el motivo y solicitar la respectiva nota crédito.
Importante:
- Al elaborar la factura electrónica de venta y relacionar bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.
- En caso de que se estén completando los comprobantes y solo te queden 10 para terminarlos, se habilitará la siguiente opción para que puedas compras más.
Al dar clic en “adquirir comprobantes” te llevará a la tienda de Siigo para que puedas comprar más paquetes de facturas.
- Si se te presenta el siguiente mensaje, número de la factura de venta está fuera del rango de numeración de la resolución, lo puedes corregir.
- Cuando seleccionas un tipo de comprobante y la resolución está próxima por vencer, está vencida, los rangos de numeración están por agotarse o se han agotado, el sistema habilitará las siguientes ventanas:
- Notificación de vigencia de resolución de facturación electrónica próxima a vencerse.
-
- Notificación de vigencia de resolución de facturación electrónica vencida.
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- Notificación de resolución de facturación electrónica cuando está por terminar la numeración.
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- Notificación de resolución de facturación electrónica cuando la numeración se terminó.
Al hacer clic en el botón Solucionar ahora 
el sistema te mostrará una pantalla, donde conocerás los pasos para sincronizar la nueva resolución de facturación.
Si presionas la opción Elegir otro comprobante 
, te dejará de nuevo en la sección de Tipo de factura para que puedas seleccionar otro tipo de documento.
Con esta información, ya cuentas con lo necesario para elaborar tus facturas electrónicas en Siigo Facturación.
