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Elaborar factura electrónica con moneda extranjera

A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.

Para elaborar una factura de venta electrónica con el manejo de moneda extranjera, realiza los siguientes pasos:

Paso 1: Configurar el manejo de moneda extranjera

Es necesario definir el manejo de moneda extranjera, el cual consiste en realizar la activación de dicho parámetro en el perfil de la organización del programa.

Para ello, te diriges por el ícono: (Configuración) – General – Organización – Perfil de la organización.

Donde marcas la opción de Maneja moneda extranjera y el sistema te muestra el país donde se pagan los impuestos, viene por defecto Colombia, la moneda del país y la zona horaria. Datos que se pueden modificar en el caso de que aplique.

Configurar Maneja moneda extranjera

Una vez realices la marcación, das clic en el botón Guardar.

Importante: Para las facturas electrónicas de venta o exportación que manejen moneda extranjera, puedes ir a la configuración de la factura y en la sección Visualización, Impresión y envío de la factura de venta, definir el formato “Básico moneda extranjera/exportación”.

Al seleccionarlo se mostrará un mensaje, el cual te informa que se visualizaran los valores en moneda local y extranjera.

Paso 2: Elabora tu factura electrónica de venta

Para realizar la factura electrónica, puedes hacerlo por las siguientes rutas:

a. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

b. En la página principal con el botón crearClientesFactura de venta / Ingresos.

c. Ingresas por la opción de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta / Ingresos.

Allí eliges el tipo de factura e incorporas toda la información que el sistema requiere en el encabezado.

Importante: El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.

Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.

En el encabezado de la factura se habilita el campo donde escoges la moneda que vas a utilizar y el programa en frente te mostrara la TRM de ese día, dato tomado del Banco de la república.

Si por alguna razón, la tasa de cambio no es la que se negoció o pacto con el cliente, la puedes modificar y el sistema generara un espacio para marcar si esa tasa la utilizarás para todas las transacciones de ese día.

Una vez finalices, seleccionas la opción .

Importante: Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento, el campo Fecha se visualizará como Fecha y hora comprobante, no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

Al ser aprobada por la Dian, observaras el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

Vista fe exteanjera sfe

Si definiste en la configuración de la factura el formato “Básico moneda extranjera / exportación” visualizaras los valores en moneda local y extranjera, de esta manera:

Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

vista estados fe 246 SFE

Importante: Al emitir la factura electrónica de venta en moneda extranjera, en el archivo XML se mostrará la moneda y TRM con la que se generó y la conversión de los valores registrados en moneda local, pesos colombianos (COP). 

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