Elaborar facturas electrónicas con orden de compra y orden de entrega es importante cuando necesitas respaldar cada venta con los documentos que hacen parte del proceso comercial.
Este tipo de facturación se utiliza al momento de emitir la factura y permite relacionar la información clave de la operación, facilitando su validación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y evitando inconvenientes por inconsistencias. Además, ayuda a mantener un mejor control y trazabilidad de cada transacción, brindando mayor claridad tanto para tu empresa como para tus clientes.
Aquí te guiamos en el proceso paso a paso en Siigo Facturación:
1. Configura en el comprobante de factura electrónica el manejo de la orden de compra y la orden de entrega. Ubica la sección Datos adicionales para Facturación Electrónica y en la opción Documentos de referencia, marca los siguientes parámetros según las necesidades de tu empresa:
- Habilitar orden de compra / pedido: es un campo opcional, puedes ingresar hasta 5 órdenes, cada una de hasta 20 caracteres.
- Habilitar orden de entrega / despacho: campo alfanumérico y opcional. La fecha de entrega no puede ser anterior a la fecha de elaboración de la factura, y puedes ingresar hasta 5 registros.
Una vez definas estos parámetros, haz clic en Guardar 
.
2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:
- En el módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura Electrónica.
- Desde el botón + Crear
– Clientes – Factura venta / Ingresos.
- Ve a la opción Ventas; luego, en Documentos de venta, ubica Factura de venta y selecciona Crear factura
.
3. Elige el tipo de factura y diligencia los datos requeridos en el encabezado.
Importante:
- El sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación; si no cumple con esta condición, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.
- Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.
- La fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad. Al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.
4. Haz clic en el enlace + Documentos de referencia y se habilitará una ventana donde podrás asociar los documentos de referencia correspondientes.
Órdenes de compra / pedido: diligencia los siguientes campos:
- Tipo de orden: por defecto, aparece «Compra/Pedido».
- Prefijo: campo alfanumérico de hasta 20 caracteres; no es obligatorio.
- Número: ingresa el número de la orden de compra (máximo 20 caracteres); no es obligatorio.
- Fecha: selecciona la fecha actual o una anterior; no es obligatorio.
Órdenes de entrega / despacho: completa los siguientes datos:
- Tipo de orden: elige entre Entrega/Despacho, Transporte o Remisión, según corresponda.
- Prefijo: campo alfanumérico de hasta 20 caracteres; no es obligatorio.
- Número: digita el número de la orden de entrega (máximo 20 caracteres); no es obligatorio.
- Fecha: selecciona la fecha actual o una posterior, según corresponda a la orden de entrega. Este campo es obligatorio.
Además, podrás realizar las siguientes acciones:
- + Agregar orden
: puedes incluir hasta 5 órdenes de entrega y de compra. - Eliminar
: borra las órdenes de compra o entrega que no necesites.
5. Una vez completes todos los campos, haz clic en el botón Guardar 
para registrar la información en el sistema.
6. Completa los datos del detalle de la factura y selecciona el botón Guardar y enviar 
.
7. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
8. Envía la factura al correo electrónico del cliente: en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero.
O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más 
, este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para».
Por último, confirma el envío haciendo clic en Enviar 
.
9. Si las facturas electrónicas de venta no han sido aprobadas por la DIAN o están guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento; el campo «Fecha» aparecerá como «Fecha y hora comprobante», sin incluir la firma del proveedor tecnológico. Además, en la parte inferior del documento, se visualizará un mensaje indicando: «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».
10. Una vez que la DIAN apruebe la factura, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas y los códigos electrónicos correspondientes.
Importante: los datos de referencia que aparecen al final de la factura electrónica estarán disponibles únicamente en el formato «Básico de página completa».
11. Adicionalmente, en la parte superior podrás conocer el estado de tu factura electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta que sea enviada por correo a tu cliente.
Ya tienes todo lo necesario para elaborar facturas electrónicas con orden de compra y orden de entrega.
