A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.
Una nota crédito electrónica es un documento que te permite reversar o registrar la devolución de las facturas electrónicas de venta, el registro se realizará tanto en valores como en cantidades. A continuación, encuentras el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.
Importante: En el caso de que la factura electrónica cuente con el evento de aceptación expresa o aceptación tácita, o la hayas generado en otro software, puedes elaborar una nota crédito electrónica sin una factura de referencia.
Para elaborar una nota crédito electrónica, puedes hacer uso de las siguientes rutas:
1. Desde el botón Más crear 
– Clientes – Nota crédito.
2. Te diriges al módulo Ventas, luego en Documentos de venta, seleccionas Nuevo documento de venta – Nota crédito.
Al ingresar por cualquiera de las rutas, se te habilita la siguiente pantalla:
En la parte superior encontraras el botón “Ver tutoriales” y al seleccionarlo te desplegara las siguientes opciones:
Donde es necesario completar los siguientes campos:
Datos de encabezado
- Factura: en esta casilla puedes digitar o realizar la búsqueda de la factura electrónica de venta sobre la cual se realizará la nota crédito.
Cuando seleccionas la factura electrónica de venta, el sistema trae la información por defecto de los campos Cliente, Contacto, Vendedor, Moneda, CUFE, Fecha elaboración de factura y Número de factura.
Importante: Ten en cuenta que, según lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 del 2015, no es posible aplicar notas crédito a facturas que cuenten con el evento de aceptación expresa o aceptación tácita, o que se encuentre en proceso la solicitud de aceptación. Si es el caso el sistema mostrará la siguiente notificación:
Aceptación tácita o expresa en proceso
Aceptación tácita o expresa validada
- Tipo: seleccionas el tipo de comprobante electrónico.
- Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día, si te ubicas sobre el campo te aparecerá un mensaje informativo indicándote que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.
Importante: Al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en el botón Guardar y enviar 
el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad DIAN vigente y no se permitirá guardar y enviar el documento electrónico.
- CUFE: registras el código CUFE de la factura electrónica de venta a la cual le aplicarás la nota crédito.
- Motivo DIAN: en este campo es necesario que selecciones el motivo por el cual se realizará la nota crédito; recuerda que este campo será reportado a la DIAN.
Importante: Al aplicar una nota crédito a una factura de venta con datos para el sector salud, se mostrará en el encabezado un botón nombrado Más cambiar datos sector salud 
.
Detalle de la nota crédito electrónica:
En esta sección podrás visualizar todos los productos y/o servicios que la empresa registro en la factura electrónica de venta.
Podrás modificar la cantidad de los productos o el valor si lo requieres.
Importante: Al seleccionar una Factura electrónica de venta que tenga información de transporte de carga, se mostrará la columna de “Datos complementarios”.
- Formas de pago: te trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura electrónica de venta, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota crédito electrónica.
- Observaciones: en este campo puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la Nota Crédito Electrónica. (Ejemplo. Documento escaneado con la devolución expedido por el cliente).
Una vez hayas incorporado los datos será necesario dar clic en el botón Guardar y enviar que encontrarás en la parte inferior.
Luego, se habilitará esta ventana, la cual indica que, al enviar la nota crédito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada y das clic en el botón Guardar y enviar 
para confirmarlo.
Después el sistema habilita una ventana emergente donde confirmas los datos del contacto y correo del cliente al cual se enviará la Nota Crédito Electrónica.
Confirmas dando clic en el botón Enviar 
.
La Nota crédito electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (facturacion@siigo.com) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:
Los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, serán en formato .zip y cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:
- Z: comprimido
- NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
- Código asignado por la DIAN al Proveedor Tecnológico de tres (3) dígitos.
- Dos (2) últimos dígitos año calendario
- Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero.)
Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, podrás visualizarla de la siguiente manera.
También en la impresión mostrará el CUFE de dicha factura.
Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, la podrás visualizar de la siguiente manera.
Por último, al visualizar el documento en pantalla encuentras en la parte superior algunas opciones las cuales se describen a continuación:
a. Enviar por mail: el sistema te permite enviar por correo electrónico la nota crédito electrónica al mismo contacto al cual le fue enviada la factura electrónica de venta o a otros.
b. Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
c. Más: Por último, encuentras el botón Más 
que te permite Actualizar el documento electrónico.
Adicional, podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu Nota crédito electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.
Importante: Si al elaborar la nota crédito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.
12 comentarios en “Elabora tu nota crédito electrónica”
Buenos días realice una nota crédito a un cliente y luego de hacerlo me pide nuevamente la factura no la nota crédito que debo hacer
Buen día Didier, puedes anular la nota crédito aplicando una nota débito electrónica a la factura.
hola como esras estoy intentando hacer una nota credito ha una factura sigo todos los pasos pero me sale que rechazada por la dican error regla 90, porque ese docuemnto tiene el mismo consecutivo
Hola, Jhon verifica que los datos que ingresas para la nota crédito son los de la factura, confirma si el documento fue enviado, y revisa los consecutivos de la factura y de la nota crédito, porque el error regla 90, es porque en la Dian ya enviaste ese consecutivo, y tendrías que cambiarlo.
Buen día, me podrían por favor orientar, se realizó por error involuntario una nota débito, de acuerdo a la información, realicé la nota crédito para que así se anule la ND, sin embargo ahora la mercancía aparece en negativos, me podrían ayudar en este caso que proceso debo realizar para que la mercancía quede ok. Les agradezco.
Hola Linda, revisa por favor el cruce de las notas, confirma que si hay valores negativos es que hiciste una salida adicional, entonces era necesaria la nota débito, revisa el movimiento del producto para que confirmes las entradas y salidas y así confirmes si esas notas quedaron correctas.
me aparece que no se puede hacer nota crédito por evento de aceptación tacita…que debo hacer para poderla realizar
Hola Katherine, si la factura tiene el evento de aceptación expresa o aceptación tácita, no es posible elaborar la nota crédito electrónica. En este caso te recomendamos generar una Nota crédito electrónica sin referencia.
Buena noche, no he podido elaborar nota crédito de una facura ya aceptada. he visto videos que la DIAN autoriza notas creditos sin referencia de factura pero con ustedes no he encontrado esa opción… me indican por favor gracias
Hola Carlos Mario, con la nueva actualización ya podrías hacer el proceso, seleccionando la nota crédito y en la parte superior no colocar el documento referencia, pero en la parte central tampoco ingresar datos.
buenas tardes por favor necesito q me colaboren ya que la razón social de jordan Mendoza e hijos s e cs, aparece en vez de jordan(aparece Jordania),por favor colaboren con ese pequeño inconveniente le agradezco ante mano la razón social de mi empresa es JORDAN MENDOZA E HIJOS A EN CS
Gracias
Hola Jorge, si el error se encuentra en el nombre, verifica en el perfil de la organización y lo puedes cambiar manualmente, igual en el perfil en la plataforma tecnológica, revisa también el tercero de la empresa que este correcto.