A partir del 1 de mayo de 2024, la fecha de elaboración de tus documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Débito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN. De no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.
Para las empresas de transporte de carga, será necesario elaborar la factura electrónica por todas las operaciones que realicen, teniendo en cuenta la calidad de comerciantes o la prestación de servicios inherentes a esta actividad que desarrollan.
Para estos efectos, las empresas de transporte reportaran la expedición de la factura electrónica de carga a través del sistema de información Registro Nacional de Despachos de Carga – RDNC.
Para elaborar una factura electrónica de venta para transporte de carga, es necesario:
1. Configurar el manejo de transporte de carga
Para ello, te diriges al ícono 
que corresponde a la Configuración, luego vas por Ventas – Documentos – Facturas de ventas / Ingresos.
Al ingresar, visualizas los comprobantes que se encuentran definidos en el programa y en el tipo de comprobante das clic en la opción “Editar”.
Seguido, ubicas la sección de Datos adicionales para Facturación Electrónica y en la opción Habilitar datos para sector comercial, seleccionas “Transporte de carga”.
Una vez termines de completar toda la información que solicita este catálogo, es necesario dar clic en el botón Guardar 
.
2. Elaborar la factura electrónica de venta
Para elaborar la factura electrónica para transporte de carga, puedes ingresar por las siguientes rutas:
a. Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.
b. Desde el botón + Crear 
– Clientes – Factura venta / Ingresos.
c. Vas por la opción de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Factura de venta / Ingresos.
Al ingresar, eliges el tipo de factura e incorporas toda la información que el programa requiere en el encabezado.
Importante: El sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.
Aquí podrás dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.
En el detalle de la factura, al seleccionar un producto, en la columna de “datos complementarios” se mostrará el siguiente mensaje indicando cuáles son los campos a diligenciar por cada ítem relacionado con transporte de carga y para adicionarlos das clic sobre el ícono de la flecha 
.
El sistema habilita la siguiente ventana, con los campos para empresas de transporte de carga:
- Número radicado aceptación remesa
- Número de remesa: Campo alfanumérico permite uso de espacio, guion medio (-), guion bajo (_), slash (/) y coma (,)
- Valor del flete
- Cantidad transportada
- Unidad de medida: Seleccionas alguna de las opciones GLL- Galón o KMG – Kilogramo.
- Orden de compra:
- Tipo de servicio: Te permite elegir entre servicio adicional y remesa de transporte registrada en el RNDC.
Importante: Si tienes activa la opción de Vendedor por ítem y/o Ingresos para terceros así se mostrará la información:
Una vez ingreses toda la información, das clic en el botón Guardar y visualizaras los datos de transporte relacionados en cada ítem.
Importante:
- Los campos para transporte de carga no son obligatorios y los podrás diligenciar a tu criterio.
- La información registrada para empresas de transporte de carga se visualizará en el XML del documento.
Una vez hayas incorporado los datos das clic en el botón Guardar y enviar 
.
Importante: Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento, el campo Fecha se visualizará como Fecha y hora comprobante, no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».
Al ser aprobada por la DIAN, observaras el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.
Adicional, en la parte superior podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu factura electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.
