1. ¿Qué es el documento soporte?
El Documento soporte se expide como soporte de las adquisiciones realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente o a emitir documento equivalente. En otras palabras, es un documento creado por el comprador que está obligado a facturar electrónicamente cuando se realizan transacciones con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta electrónica o un documento equivalente.
2. ¿Por qué es necesario usar el documento soporte?
El documento soporte es uno de los requisitos para soportar fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar electrónicamente, como soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables.
3. ¿Quién debe transmitir electrónicamente este comprobante?
Todas las personas naturales o jurídicas que están obligadas a facturar electrónicamente y que necesiten respaldar una transacción de compra con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta.
4. ¿A partir de cuándo será obligatorio el envío electrónico?
De acuerdo a la resolución DIAN 488 emitida el 29 de Abril de 2022, menciona en su artículo 6 que el documento soporte para sujetos no obligados a facturar, deberá adoptarse a partir del 01 de agosto del 2022 de manera electrónica.
5. ¿Para la expedición del documento soporte se debe solicitar resolución? ¿Qué pasos se deben seguir?
Entre los requisitos para expedir el documento soporte, está la solicitud de la resolución de numeración autorizada ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN. Llegado el momento de la entrada en vigencia, estaremos informando a nuestros clientes las guías y los webinars donde guiaremos el paso a paso para solicitar la resolución ante la DIAN, vincularla en Siigo y poder generar el documento soporte.
6. ¿Cómo y cuándo podré emitir el documento soporte?
A partir del 1 de agosto estará disponible la funcionalidad en tu programa Facturación Electrónica.
7. ¿En qué paquetes de Siigo se podrá realizar y transmitir el documento soporte electrónico?
Estará en todos los planes de Siigo Nube (Emprendedor, Profesional Independiente y Premium) y todos los planes de Facturación Electrónica.
8. ¿Si no facturo electrónicamente debo transmitir el documento soporte o documento equivalente electrónico?
Los usuarios que no están obligadas a llevar factura electrónica podrán seguir haciendo el documento soporte o documento equivalente físico.
9. ¿Qué requisitos debe tener el documento soporte electrónico?
- Llamarse “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- Fecha de operación: corresponde a la fecha de generación del documento.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
- Número consecutivo incluyendo rango y vigencia autorizada por la DIAN.
- Descripción específica del bien o servicio prestado
- Valor total de la operación, discriminando el IVA en caso de que dé a lugar.
- Firma del emisor del documento soporte al momento de su generación, de acuerdo a lo estipulado por la DIAN.
- Formato electrónico de generación que establezca la DIAN
- El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS.
10. ¿Cuál es el plazo para emitir el documento soporte electrónico?
- En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
- De acuerdo a la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Articulo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
11. ¿Cuál es monto mínimo o máximo para poder transmitir el documento soporte electrónico?
Puedes transmitir el documento desde cualquier monto y tampoco cuenta con un valor máximo.
12. ¿Para qué productos o servicios aplica la transmisión el documento soporte electrónico?
Aplica para cualquier producto o servicio.
13. ¿Es obligatorio enviar copia del documento electrónico por e-mail al proveedor?
Definitivamente, no es obligatorio enviarlo por mail al proveedor.
14. ¿Qué hago si facturo electrónicamente con otro proveedor tecnológico y voy a utilizar documento soporte con Siigo?
Esto es posible, lo que debes hacer es seleccionar a Siigo como tu segundo proveedor tecnológico y seguir los 3 primeros pasos de facturación electrónica
1. Define el perfil de la organización
2. Activa tu certificado digital
15. ¿Qué hacer si en el listado de resoluciones para asociar solo veo Resoluciones de Facturación y de Contingencia?
No te preocupes, la vas a poder identificar mediante el número de resolución, si aparece como resolución de contingencia en el listado, esto es un error de visualización que no va a afectar tu proceso, puedes seleccionar dicha resolución y no se te va a generar ningún tipo de rechazo.
16. ¿Se puede generar Documento Soporte a un tercero identificado con Cédula de Ciudadanía?
Sí, estuvimos presentando intermitencias. Sin embargo, ya puedes generar el documento soporte a personas identificadas con Cédula de Ciudadanía sin ningún inconveniente.
17. Prefijos en la resolución para documento soporte electrónico
A la hora de solicitar la resolución para Documento Soporte en la DIAN, es necesario que el prefijo no este vacío y que no sea numérico, ya que esto puede generar rechazos posteriores. Te sugerimos utilices un prefijo únicamente con letras.
18. Inconvenientes en el SET de pruebas
Hemos recibido reportes de intermitencias al momento de generar el SET de pruebas para Documento Soporte Electrónico, nuestro equipo de ingenieros ha realizado las validaciones correspondientes y tenemos certeza de que no estamos presentando fallas en esta parte del proceso. Se ha notificado al ente encargado sobre estos fallos, te sugerimos en caso de presentar errores en el set de pruebas reintentar el proceso. Recuerda que este proceso es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN.
12 comentarios en “Preguntas frecuentes de documento soporte electrónico”
Hola, ahora con el anexo 1.9, puedo trasmitir documentos soporte pasada la fecha de generación? o funciona ahora igual que la factura que solo permite hacerlo el envio con la misma fecha de generación.
gracias
Buen día Paula, con el anexo técnico 1.9 la fecha de elaboración de los documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Debito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN.
¿Es posible recuperar los documentos soporte para su edición en caso de que hayan sido borrados y aún no hayan sido enviados a la DIAN?
Buen día, una vez borras un documento, se elimina totalmente del programa y es necesario volverlo a elaborar de forma correcta y si lo requieres con la misma numeración.
Necesito hacerle una nota de ajuste a un documento soporte para anularlo pero en la casilla donde dice Tipo no carga, esa opción no la muestra y no me deja realizar la anulación
Hola Yesenia, es necesario que revises que en el programa este configurado el tipo de comprobante para nota de ajuste de documento soporte, de esta manera.
Me equivoque haciendo un documento soporte lo realice a un proveedor equivocado , cuando hago la nota de ajuste qué Motivo DIAN selecciono ?
Buen día Adriana, en la nota de ajuste de documento soporte, escoges el motivo DIAN que corresponda o si no aparece otros.
Buenas tardes, emití un documento soporte pero no puedo descargar e imprimirlo
Hola María, puedes imprimir y descargar el documento soporte de esta manera.
como corregir un documento soporte?
Hola Carmen, una vez envías el documento soporte electrónico no es posible modificarlo, en este caso es necesario anularlo elaborando una nota de ajuste y volviendo a generarlo de forma correcta.