El documento soporte electrónico es una herramienta clave para respaldar fiscalmente las compras realizadas a proveedores que no están obligados a expedir factura electrónica ni documento equivalente. Esta guía te ayudará a entender qué es, por qué es necesario y quién debe emitirlo.
1. ¿Qué es el documento soporte?
El documento soporte se expide como soporte de las adquisiciones realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente o a emitir documento equivalente. En otras palabras, es un documento creado por el comprador que está obligado a facturar electrónicamente cuando se realizan transacciones con un proveedor sin obligación de expedir factura de venta electrónica o un documento equivalente.
2. ¿Por qué es necesario usar el documento soporte?
El documento soporte es uno de los requisitos para soportar fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar electrónicamente, como soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables.
3. ¿Quién debe transmitir electrónicamente este comprobante?
Todas las personas naturales o jurídicas que están obligadas a facturar electrónicamente y que necesiten respaldar una transacción de compra con un proveedor que no está obligado a expedir factura electrónica.
4. ¿A partir de cuándo será obligatorio el envío electrónico?
De acuerdo con la Resolución DIAN 488 emitida el 29 de abril de 2022, menciona en su artículo 6 que el documento soporte para sujetos no obligados a facturar, deberá adoptarse a partir del 01 de agosto de 2022 de manera electrónica.
5. ¿Para la expedición del documento soporte se debe solicitar resolución? ¿Qué pasos se deben seguir?
Entre los requisitos para expedir el documento soporte, está la solicitud de la resolución de numeración autorizada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Asimismo, es necesario asociar los prefijos (rangos de numeración) del documento soporte electrónico.
6. ¿Cuándo y cómo podré emitir el documento soporte electrónico?
A partir del 01 de agosto estará disponible la funcionalidad en tu programa facturación electrónica y podrás emitirlo ante la DIAN, realizando los pasos del proceso de habilitación de documento soporte electrónico:
- Definir el perfil de la empresa.
- Activar el certificado digital.
- Sincronizar la resolución del documento soporte.
7. ¿En qué paquetes de Siigo se podrá realizar y transmitir el documento soporte electrónico?
Estará en todos los planes de Siigo Nube (Emprendedor, Profesional Independiente y Premium) y todos los planes de facturación electrónica.
8. ¿Si no facturo electrónicamente debo transmitir el documento soporte o documento equivalente electrónico?
Los usuarios que no están obligados a llevar factura electrónica podrán seguir haciendo el documento soporte o documento equivalente físico.
9. ¿Qué requisitos debe tener el documento soporte electrónico?
- Llamarse “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- Fecha de operación: corresponde a la fecha de generación del documento.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
- Número consecutivo incluyendo rango y vigencia autorizada por la DIAN.
- Descripción específica del bien o servicio prestado
- Valor total de la operación, discriminando el IVA en caso de que dé lugar.
- Firma del emisor del documento soporte al momento de su generación, de acuerdo con lo estipulado por la DIAN.
- Formato electrónico de generación que establezca la DIAN
- El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS.
10. ¿Cuál es el plazo para emitir el documento soporte electrónico?
- En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
- De acuerdo con la Resolución 167 del 30 de diciembre del 2017, Artículo 10, se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
11. ¿Cuál es el monto mínimo o máximo para poder transmitir el documento soporte electrónico?
Puedes transmitir el documento desde cualquier monto y tampoco cuenta con un valor máximo.
12. ¿Para qué productos o servicios aplica la transmisión del documento soporte electrónico?
Aplica para cualquier producto o servicio.
13. ¿Es obligatorio enviar copia del documento electrónico por e-mail al proveedor?
Definitivamente, no es obligatorio enviarlo por correo electrónico al proveedor.
14. ¿Qué hago si facturo electrónicamente con otro proveedor tecnológico y voy a utilizar documento soporte con Siigo?
Esto es posible, lo que debes hacer es adicionar un segundo proveedor tecnológico en facturación electrónica y realizar los 3 primeros pasos de facturación electrónica:
15. ¿Qué hacer si en el listado de resoluciones para asociar solo veo Resoluciones de facturación y de contingencia?
No te preocupes, la vas a poder identificar mediante el número de resolución, si aparece como resolución de contingencia en el listado, esto es un error de visualización que no va a afectar tu proceso, puedes seleccionar dicha resolución y no se te va a generar ningún tipo de rechazo.
16. Prefijos en la resolución para documento soporte electrónico
A la hora de solicitar la resolución para documento soporte en la DIAN, es necesario que el prefijo no esté vacío y que no sea numérico, ya que esto puede generar rechazos posteriores. Se recomienda utilizar un prefijo únicamente con letras.
Con esta información, estarás preparado para emitir el documento soporte electrónico, cumpliendo con la normativa vigente y fortaleciendo la transparencia de tu gestión contable.
16 comentarios en “Preguntas frecuentes de documento soporte electrónico”
Buenos días
Me gustaría saber si debo emitir documento soporte a un reembolso de gastos, a un tercero facturador electrónico. Sabiendo que los reembolsos digáis que no tiene la obligación de generar de factura, por lo tanto para soportar ese gasto se debe generar el documento soporte ah pesar de que el tercero es facturador electrónico?
Buen día Esteban, el documento soporte es uno de los requisitos para soportar fiscalmente los gastos que realices a no obligados a facturar electrónicamente, como soporte de costos, deducciones y/o impuestos descontables.
buenas coo hago para buscar
una factura ya elaborada
Buen día, puedes buscar las facturas electrónicas de venta, como lo explica este instructivo.
Hola, ahora con el anexo 1.9, puedo trasmitir documentos soporte pasada la fecha de generación? o funciona ahora igual que la factura que solo permite hacerlo el envio con la misma fecha de generación.
gracias
Buen día Paula, con el anexo técnico 1.9 la fecha de elaboración de los documentos electrónicos (Factura de Venta, Nota Debito y Nota Crédito) deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN.
¿Es posible recuperar los documentos soporte para su edición en caso de que hayan sido borrados y aún no hayan sido enviados a la DIAN?
Buen día, una vez borras un documento, se elimina totalmente del programa y es necesario volverlo a elaborar de forma correcta y si lo requieres con la misma numeración.
Necesito hacerle una nota de ajuste a un documento soporte para anularlo pero en la casilla donde dice Tipo no carga, esa opción no la muestra y no me deja realizar la anulación
Hola Yesenia, es necesario que revises que en el programa este configurado el tipo de comprobante para nota de ajuste de documento soporte, de esta manera.
Me equivoque haciendo un documento soporte lo realice a un proveedor equivocado , cuando hago la nota de ajuste qué Motivo DIAN selecciono ?
Buen día Adriana, en la nota de ajuste de documento soporte, escoges el motivo DIAN que corresponda o si no aparece otros.
Buenas tardes, emití un documento soporte pero no puedo descargar e imprimirlo
Hola María, puedes imprimir y descargar el documento soporte de esta manera.
como corregir un documento soporte?
Hola Carmen, una vez envías el documento soporte electrónico no es posible modificarlo, en este caso es necesario anularlo elaborando una nota de ajuste y volviendo a generarlo de forma correcta.