La Nota Crédito Electrónica cuenta con un flujo de estados que te guía paso a paso en su generación, validación y envío. Conocer estos estados te permitirá gestionar correctamente el documento, cumplir con los requisitos de la DIAN y garantizar su entrega al cliente.
A continuación, te explicamos cada estado y las acciones que puedes realizar en cada uno:
1. Documento Guardado: en este estado, el documento ha sido creado y guardado dentro del rango de fechas permitido para su envío a la DIAN. Desde aquí puedes editar, anular o eliminar la nota crédito.
Si la fecha de elaboración no coincide con la fecha actual, el sistema mostrará un mensaje indicando que se ajustará automáticamente para cumplir con la normativa vigente.
Al hacer clic en el botón Enviar a la DIAN 
, se abrirá una ventana de confirmación.
Si presionas el botón Aceptar y enviar 
, el sistema modificará la fecha de elaboración por la actual y generará el envío a la DIAN.
Importante: este ajuste de fecha impactará todos los movimientos relacionados con reportes.
2. Envío a la DIAN: una vez iniciado el envío, el sistema mostrará el estado “puede tardar unos minutos”, indicando que se está gestionando la transmisión de datos a la DIAN. Podrás acceder al enlace para «actualizar el estado del documento».
Si se presentan fallas al momento de enviar la nota crédito, ya sea por conexión con la plataforma tecnológica o con la DIAN, se mostrará una notificación informativa.
El sistema te informará, que puedes esperar a que el servicio se restablezca y luego reintentar el envío desde el botón Enviar a la DIAN 
o desde el reporte de impresión en bloque y envío masivo de comprobantes.
Si hay lentitud o inconvenientes durante la transmisión, podrás volver a enviar la nota crédito y actualizar su estado mediante el enlace «actualizar estado de documento electrónico».
3. Validación DIAN: en este estado, el documento se encuentra en proceso de validación por parte de la DIAN. El sistema mostrará el estado “validando por la DIAN”.
Importante: si la nota crédito no es aprobada después de un tiempo, haz clic en el enlace “actualizar documento” que aparece en la notificación para verificar su estado.
Si el comprobante es «rechazado por la DIAN», haz clic en “ver inconsistencias” para conocer los errores detectados.
Corrige los datos necesarios, vuelve a enviar el documento y, una vez aprobado, el sistema mostrará el estado “Aprobado por la DIAN”.
Si aparece el estado “Sin respuesta”, será necesario reintentar el envío presionando el botón Enviar a la DIAN .
4. Envío de mail: cuando la nota crédito es aprobada por la DIAN, se genera el envío al correo electrónico del cliente. En este paso pueden presentarse los siguientes estados:
Sin enviar: el sistema indica que el documento no ha sido enviado al cliente.
Error en el envío: se muestra una notificación indicando que no fue posible enviar el correo. Revisa el historial de acciones para conocer el detalle y utiliza la opción disponible para reenviar el documento.
Enviado exitosamente: el sistema marca el estado como enviado y el proceso queda finalizado.
Esperamos que esta guía te haya sido útil para conocer los estados de la Nota Crédito Electrónica y facilitar su gestión en el sistema.
