SIIGO FACTURACIÓN

Elaborar facturas electrónicas con retención en la fuente es un proceso en el que se descuenta un valor al momento de realizar una venta y que se refleja en la factura electrónica para cumplir con los lineamientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Registrarla de forma adecuada es fundamental para que tus documentos no sean rechazados y para que tu información contable coincida con tus obligaciones tributarias.

Este proceso se realiza cada vez que una operación esté sujeta a retención. Aplicarla correctamente en la factura electrónica te permite mantener tu gestión tributaria organizada, evitar inconsistencias y asegurar que el impuesto quede reportado como lo exige la normativa.

Para manejar la retención en la fuente en las facturas electrónicas de venta, sigue estos pasos:

1.  Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:

• Módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

• Desde + Crear  – Clientes – Factura venta / Ingresos.

• Ve a la opción de Ventas; luego, selecciona Crear factura . 

2. Selecciona el tipo de factura y diligencia los datos requeridos en el encabezado.

Importante:

• El sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación. Si no cumple con este requisito, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.

• Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.
• La fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad. Al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

3. En el detalle, agregas el producto y/o servicio, haz clic en la casilla Impuestos sobre el ícono de la flecha , el sistema abrirá una ventana donde te diriges a Impuesto retención, seleccionas la retención que corresponda y haz clic en Guardar . 

4. Después de ingresar toda la información de la factura, presiona el botón Guardar y enviar .

5. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar . 

6. Envía la factura al correo electrónico o WhatsApp del cliente: en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más ; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para». Después de confirmar la información de envío, haz clic en Enviar .

Importante:

• La opción para el envío por WhatsApp estará habilitada cuando configuras Siigo Pay. 
• En caso de no tener habilitada esta opción, solo tendrás disponible el envío mediante correo electrónico. 

Una vez enviado el correo pertinente, el sistema mostrará una pantalla para el envío mediante WhatsApp, en donde indicas el número de celular al cual quieres realizar el envío, guardarlo como número del cliente para futuros envíos y visualizar una previa del mensaje a enviarse. 

7. Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén solo guardadas, se mostrará el prefijo y consecutivo del documento, el campo «Fecha» se visualizará como «Fecha y hora comprobante», no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando: «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».

8. Visualizarás la factura de la siguiente manera: 

Ahora sabes cómo elaborar facturas electrónicas con retención en la fuente.