Elaborar documento de ingreso es un proceso que te permite registrar en el sistema la información de una venta o una prestación de servicios que no requiere facturación electrónica. Al ser un documento comercial no electrónico, tienes la opción de guardarlo, modificarlo o eliminarlo directamente de la plataforma cuando lo necesites. Esta validación te permite mantener un control real sobre las deudas de tus clientes, garantizando que tu cartera no se afecte por un error de digitación y protegiendo la consistencia de tus reportes contables.
Pasos para elaborar el documento de ingreso en Siigo Facturación:
1. Ingresa por las siguientes rutas:
- Desde el botón + Crear
– Clientes – Factura venta / Ingresos.
- Desde Ventas, haz clic en el botón Crear factura
.
2. Se habilita la siguiente pantalla:
- En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales
y al seleccionarlo te desplegará algunas guías que podrás consultar. - Haz clic en el enlace “cambiar logo” para cargar el logotipo de tu empresa, este se mostrará automáticamente en todos los comprobantes generados.
Importante: en caso de no haber completado los datos del perfil de la organización, en la parte superior visualizarás el siguiente mensaje donde será necesario registrar la información para la correcta elaboración del documento de ingreso.
3. Diligencia los datos de encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de comprobante de documento de ingreso que se utilizará.
- Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a emitir el documento.
– Al definirlo puedes dar clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida.
– Si requieres modificar o adicionar información al perfil del cliente, haz clic en la opción «Ver perfil» y el sistema abrirá una ventana para que puedas editar los datos.
- Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si aparece en blanco, es porque esta información no se completó al crear tu cliente, puedes agregarla desde la opción + Crear nuevo
. - Fecha de elaboración: el sistema asigna de manera automática la fecha del día actual, sin embargo, puedes cambiarla si lo requieras.
- Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar el documento de ingreso digitar el número con el cual quedará guardada.
- Moneda: esta casilla permite asignar la sigla de la moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa realizó la configuración de moneda extranjera.
4. Ingresa los datos del detalle del documento de ingreso:
- Producto: selecciona el producto o servicio que vas a comercializar, indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste; en caso de no tenerlo creado, puedes hacerlo dando clic en la opción + Crear nuevo
. - Cantidad: indica la cantidad que vas a vender.
- Valor unitario: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos, con la posibilidad de cambiarlo.
- % Desc.: define si requieres aplicar descuentos por porcentaje.
- Impuestos: en este campo, es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que requieras aplicar.
Importante:
– Para seleccionar los impuestos que apliquen al momento de elaborar el documento de ingreso, es necesario que estos se encuentren previamente creados.
– Puedes registrar en el documento de ingreso las retenciones en la fuente, retención de IVA e ICA.
– El sistema validará la tarifa de IVA gravado, exento, excluida que tenga asignado el producto y/o servicio.
5. Selecciona las formas de pago, el sistema despliega las que han sido previamente creadas.
- El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total del documento de ingreso, selecciona las que correspondan y haz clic en el enlace +Agregar otra forma de pago.
6. El valor bruto, los valores de impuestos (descuentos y cargos) y el valor neto, Siigo los calcula de forma automática.
7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Adjuntar archivo: puedes anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con el documento de ingreso. (Ejemplo. Una foto del producto).
8. Una vez hayas incorporado toda la información del documento de ingreso, haz clic en una de las opciones que se encuentran en la elaboración del comprobante:
- Cancelar: la creación del documento de ingreso.
- Guardar: únicamente el documento en el sistema.
- Guardar y enviar: en caso de seleccionar esta opción, el sistema mostrará el siguiente mensaje para confirmar el envío del documento al hacer clic en el botón Guardar y enviar
.
9. El sistema mostrará una ventana emergente en la cual es necesario verificar los datos del contacto y correo al cual se enviará el documento de ingreso; si deseas enviarlo a un email diferente sin agregar un nuevo contacto, podrás eliminar el correo sugerido y escribir el correo electrónico de envío.
También podrás enviar el correo con copia a otro tercero presionando el botón Cc 
, donde el sistema habilitará el campo “Con copia a” y, una vez ingresado el email, podrás añadirlo con la tecla enter, coma o tab.
Por último, confirmas dando clic en el botón Enviar 
.
10. Cuando el cliente consulte el documento de ingreso desde su correo electrónico le aparecerá de esta manera:
11. De acuerdo al tipo de formato de impresión que fue seleccionado en los parámetros, la visualización del documento de ingreso será la siguiente:
12. En la parte superior se habilitan las siguientes opciones, las cuales te permiten realizar unas acciones específicas:
- Editar
: modifica algunos de los datos previamente registrados. - Cartera
: al seleccionar esta opción, puedes consultar los siguientes informes:
– Estado de cuenta– Movimiento de cuentas por cobrar
– Seguimiento de cobranza
- Más
: este botón te permite realizar las siguientes acciones:– Aplicar nota crédito
– Aplicar nota débito
– Anular y/o eliminar el documento
– Copiar el enlace del documento de ingreso - Documentos relacionados
: consulta los documentos vinculados al documento.
- Descargar e imprimir
: visualizarás el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión. - Comentarios
: podrás enviar al cliente algún comentario relacionado con el documento. Una vez enviado el comentario, el botón cambiará a «Ocultar comentarios». - Adjuntos
: este ícono permite adjuntar hasta 5 archivos al documento, con un peso máximo de 1MB, en los formatos: xls, xlsx, doc, docx, pdf, jpg, png. También, consultar los documentos que han sido adjuntos, ya sea en la elaboración o desde la configuración. - Enviar por mail
: puedes enviar por correo electrónico el documento de ingreso, al mismo contacto que fue enviado o a otros.
¡Listo! Con este proceso podrás elaborar tus documentos de ingreso.
