SIIGO FACTURACIÓN

La factura electrónica de exportación es un documento clave para respaldar legalmente las operaciones comerciales internacionales. Elaborarla correctamente permite cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN, facilitar el control aduanero, garantizar la trazabilidad de los productos o servicios exportados y fortalecer la transparencia del comercio exterior.

Pasos para elaborar una factura electrónica de exportación en Siigo Facturación:

1. Configura los parámetros y el comprobante de factura electrónica de exportación. 

2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:

• En el módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.
  

• Utiliza el botón + Crear  – Clientes – Factura venta / Ingresos.

• Ve a la opción Ventas; luego, en Documentos de venta, ubica Factura de venta y selecciona el botón Crear factura. 
  

3. Elige el tipo de factura electrónica de exportación anteriormente configurado y diligencia los datos requeridos en el encabezado.

Importante:

 – El sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación; si no cumple con esta condición, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.

Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.

 – La fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad. Al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

4. En el detalle de la factura, relaciona los productos que vas a facturar y en la parte inferior de los subtotales, haz clic en el enlace + Agregar cargos y descuentos y diligencia los siguientes datos:

• Incoterm: define la condición de entrega de la mercancía.
• Descripción: puedes ingresar una descripción relacionada con el envío de la mercancía.
• Medio de transporte: indica el medio de transporte utilizado para el envío de la mercancía.
• Origen: relaciona la ciudad asociada a la configuración del tipo de Factura electrónica de venta – exportación.
• Destino: ingresa la ciudad a donde llegará la mercancía al cliente.
• Peso neto y Peso bruto.
• Unidad de medida.

Importante:

– Ninguno de los campos de la factura de exportación es obligatorio; por lo tanto, esta ventana no se generará de manera automática para recordarte que puedes adicionar dicha información.

– Es necesario que los productos y/o servicios a facturar incluyan los datos adicionales que se evidencian en su creación: marca, modelo y código arancelario.

– En caso de no tener alguno o todos los datos diligenciados, se generará una ventana emergente en la que se evidenciará la información faltante y será necesario incluirla. A su vez, esta se actualizará en el perfil del producto para que, al momento de volver a facturarlo, no sea nuevamente solicitada.

Al seleccionar el botón Cancelar  o X, el sistema te permitirá continuar y solo volverá a generar la ventana al seleccionar el ítem del producto que vas a exportar.

– Cuando guardas algún ítem sin haber asociado los datos adicionales, al realizar el envío de la factura, la DIAN generará una notificación con la información faltante. Esta notificación no implica un motivo de RECHAZO ante la DIAN.

5. Una vez que hayas incorporado toda la información de la factura, selecciona el botón Guardar y enviar .

6. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar . 

7. Verifica los datos del contacto y correo electrónico al que se enviará la factura electrónica, si deseas enviarla a otro correo diferente sin agregar un nuevo contacto, elimina el sugerido y escribe el que requieras.

Para enviar copia a otro destinatario, presiona el botón Cc , agrega el correo adicional en el campo “Con copia a” y para añadirlo, utiliza la tecla Enter, coma o Tab.

Por último, confirma el envío haciendo clic en el botón Enviar .

Importante: si las facturas electrónicas de venta no han sido aprobadas por la DIAN o están guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento; el campo Fecha aparecerá como “Fecha y hora comprobante”, sin incluir la firma del proveedor tecnológico. Además, en la parte inferior del documento, se visualizará un mensaje indicando: “Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente”.

8. Una vez que la DIAN apruebe la factura, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas y los códigos electrónicos correspondientes. Además, en la parte inferior se visualizarán los datos de exportación.

Si definiste en la configuración de la factura el formato Básico moneda extranjera / exportación, visualizarás los valores en moneda local y extranjera de esta manera:

Adicionalmente, en la parte superior podrás conocer el estado de tu factura electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta que sea enviada por correo a tu cliente.

Importante: al emitir la factura electrónica de exportación en moneda extranjera, en el archivo XML se mostrará la moneda y la TRM con la que se generó, así como la conversión de los valores registrados en moneda local: pesos colombianos (COP).