SIIGO FACTURACIÓN

La factura electrónica de exportación es un documento esencial para dejar constancia formal de tus operaciones comerciales fuera del país. Elaborarla correctamente no solo garantiza el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sino que también facilita los procesos aduaneros, asegura la trazabilidad de los productos o servicios exportados y aporta mayor transparencia en cada envío internacional.

Este tipo de factura se utiliza cuando realizas ventas a clientes ubicados en el exterior y necesitas respaldar la transacción de manera oficial. 

Para elaborar facturas electrónicas de exportación, sigue estos pasos: 

1. Configura los siguientes parámetros:

• En el perfil de la organización, ubica la sección «Moneda extranjera» y marca la casilla Maneja moneda extranjera.

• Configura en el comprobante de factura electrónica de exportación las siguientes características:

Usar como documento electrónico: marca esta opción, para definir el documento como electrónico.

Se habilitará una ventana que indica que, dando cumplimiento al anexo técnico vigente de facturación electrónica de la DIAN, el título del comprobante se actualizará según el tipo de factura seleccionada, sin afectar la descripción interna. Para continuar, presiona Entendido .

Tipo de factura electrónica: selecciona la opción Factura electrónica de venta – exportación y luego, haz clic en Entendido .

Número resolución DIAN: presiona Sincronizar la nueva numeración para relacionar la resolución de facturación que la DIAN te ha autorizado para las facturas de exportación.

Formato: en la sección Visualización, Impresión y envío de la factura de venta / Ingresos, selecciona el formato Exportación para la impresión del documento.

Para las facturas electrónicas de exportación que manejen moneda extranjera, puedes definir el formato Básico moneda extranjera / exportación. Al seleccionarlo, se mostrará un mensaje que te informa que se visualizarán los valores en moneda local y extranjera.

Importante:

• El formato Exportación solo podrá ser utilizado en el tipo de Factura electrónica de venta – exportación.
• En caso de asociar otro tipo de formato, se actualizará correctamente asociando el formato Exportación.
• Si eliges el formato Exportación para otros tipos de factura (Factura electrónica de venta o Documento electrónico de transmisión), el sistema lo actualizará a Básico Página Completa.

2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:

• En el módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.

• Desde + Crear  – Clientes – Factura venta / Ingresos.

• Ve a la opción Ventas; luego, en Documentos de venta, ubica Factura de venta y selecciona el botón Crear factura. 
  

3. Elige el tipo de factura electrónica de exportación anteriormente configurado y diligencia los datos requeridos en el encabezado.

Importante:

• El sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación; si no cumple con esta condición, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.

• Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.
• La fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad. Al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

4. En el detalle de la factura, relaciona los productos que vas a facturar y en la parte inferior de los subtotales, haz clic en el enlace Adicionar datos factura de exportación y diligencia los siguientes datos:

• Incoterm: define la condición de entrega de la mercancía.
• Descripción: puedes ingresar una descripción relacionada con el envío de la mercancía.
• Medio de transporte: indica el medio de transporte utilizado para el envío de la mercancía.
• Origen: relaciona la ciudad asociada a la configuración del tipo de Factura electrónica de venta – exportación.
• Destino: ingresa la ciudad a donde llegará la mercancía al cliente.
• Peso neto y Peso bruto.
• Unidad de medida.

Importante:

• Ninguno de los campos de la factura de exportación es obligatorio; por lo tanto, esta ventana no se generará de manera automática para recordarte que puedes adicionar dicha información.
• Es necesario que los productos y/o servicios a facturar incluyan los datos adicionales que se evidencian en su creación: marca, modelo y código arancelario.

• En caso de no tener alguno o todos los datos diligenciados, se generará una ventana emergente en la que se evidenciará la información faltante y será necesario incluirla. A su vez, esta se actualizará en el perfil del producto para que, al momento de volver a facturarlo, no sea nuevamente solicitada.

• Al seleccionar Cancelar  o X, el sistema te permitirá continuar y solo volverá a generar la ventana al seleccionar el ítem del producto que vas a exportar.

• Cuando guardas algún ítem sin haber asociado los datos adicionales, al realizar el envío de la factura, la DIAN generará una notificación con la información faltante. Esta notificación no implica un motivo de rechazo ante la DIAN.

5. Una vez que hayas incorporado toda la información de la factura, selecciona Guardar y enviar .

6. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar . 

7. Envía la factura al correo electrónico del cliente, en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más  este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo Para. 

Por último, confirma el envío haciendo clic en el botón Enviar .

8. Si las facturas electrónicas de venta no han sido aprobadas por la DIAN o están guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento; el campo Fecha aparecerá como Fecha y hora comprobante, sin incluir la firma del proveedor tecnológico. Además, en la parte inferior del documento, se visualizará un mensaje indicando: Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente.

9. Una vez que la DIAN apruebe la factura, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas y los códigos electrónicos correspondientes. Además, en la parte inferior se visualizarán los datos de exportación.

Si definiste en la configuración de la factura el formato Básico moneda extranjera / exportación, visualizarás los valores en moneda local y extranjera de esta manera:

10. En la parte superior podrás conocer el estado de tu factura electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta que sea enviada por correo a tu cliente.

Importante: al emitir la factura electrónica de exportación en moneda extranjera, en el archivo XML se mostrará la moneda y la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TRM) con la que se generó, así como la conversión de los valores registrados en moneda local: Peso Colombiano (COP).