Elaborar facturas electrónicas con el modelo 1 – base Administración, Imprevistos y Utilidad (AIU) no sumada al total de la factura es un esquema utilizado en algunos contratos, especialmente en los sectores de construcción, ingeniería y arquitectura, que permite identificar de forma clara los valores correspondientes a dichas siglas.
Su correcta aplicación en la factura electrónica es importante para cumplir con la normatividad vigente y presentar la información tributaria de manera adecuada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este modelo se utiliza al momento de elaborar la factura electrónica de venta, cuando el contrato establece el manejo de AIU, por lo que conocer su configuración y uso te ayudará a facturar correctamente y evitar inconvenientes en tus procesos contables y fiscales.
Para manejar el AIU en la factura electrónica de venta, con el modelo 1 Base AIU no sumada al total de la factura, es necesario realizar los siguientes pasos:
1. Configura el manejo de AIU desde la configuración del perfil de la organización. Al ingresar, se habilita la siguiente pantalla, donde es necesario que realices la marcación de «Maneja AIU».
Al ingresar, se habilita la siguiente ventana donde es necesario que realices la marcación del Manejo de AIU.
Luego, das clic en el botón Guardar 
para que la información quede almacenada en el programa y se tengan en cuenta al momento de realizar la factura de venta electrónica.
2. Elabora la factura electrónica de venta con AIU por cualquiera de las siguientes rutas:
- Te diriges al módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura Electrónica.
- Desde + Crear
– Clientes – Factura venta / Ingresos.
- Vas a la opción de Ventas; luego, en Documentos de venta – Factura de venta seleccionas Crear factura
.
3. Al ingresar, eliges el tipo de factura e incorporas toda la información que el sistema requiere en el encabezado y se te habilita el campo Incluye AIU.
Importante: el sistema verificará que el cliente seleccionado cuente con 3 o más dígitos en su identificación, de no ser así, se generará el siguiente mensaje y no permitirá guardar el documento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad de la DIAN.
Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.
4. Cuando hagas la marcación, se habilita una ventana para confirmar o cambiar la configuración: esta sección se denomina Modelo de contabilización en donde eliges la opción 1. Base AIU NO sumada al total de la factura.
Este modelo de AIU no sumará estos valores al total del comprobante y solo tendrá en cuenta el AIU para el cálculo de los impuestos.
- Base AIU: corresponde a los porcentajes que se configurarán para que el sistema calcule de forma automática el valor.
- Base impuestos: en esta casilla defines si para realizar el cálculo del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente (Retefuente) y Retención del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA) se tomará como base el subtotal, la base de AIU o solo la utilidad. También podrás seleccionar la base sobre la cual quieres calcular la autorretención en caso de que tengas configurado este tipo de impuesto.
5. Una vez definas toda la información que solicita la configuración AIU, das clic en Guardar y al realizar la factura electrónica de venta, en el detalle se te habilita la casilla AIU.
Al realizar la marcación, en el área de subtotales visualizarás los valores calculados.
Importante: los valores del AIU se visualizarán en el documento, pero a nivel informativo, ya que estos valores no se tendrán en cuenta para el Total Neto.
6. Incluyes la forma de pago de la factura.
7. Al finalizar la elaboración de la factura electrónica de venta, seleccionas Guardar y enviar 
.
8. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
9. Envía la factura al correo electrónico del cliente, en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero.
O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más 
; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para».
Por último, confirma el envío haciendo clic en Enviar 
.
10. Cuando las facturas electrónicas de venta no estén aprobadas por la DIAN o estén guardadas, mostrará solo el prefijo y consecutivo del documento, el campo «Fecha» se visualizará como «Fecha y hora comprobante», no se mostrará la firma del proveedor tecnológico y aparecerá un mensaje en la parte inferior indicando «Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente».
11. Al ser aprobada por la DIAN, observarás el documento con el formato asignado en la configuración, junto con las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.
12. En la parte superior, podrás ver el estado de tu factura electrónica, hasta que sea enviada por correo al cliente.
Importante: recuerda que también puedes elaborar facturas electrónicas con el modelo 2 – base AIU sumada al total de la factura.
¡Esperamos que esta información te haya sido de utilidad!
