Elaborar una nota crédito electrónica para el sector salud – recaudos (SS-Recaudo) es un proceso clave cuando se requiere corregir valores facturados, realizar devoluciones o anular montos que no corresponden en cobros directos al usuario, como copagos, cuotas moderadoras o pagos compartidos asociados a una entidad pagadora. Este procedimiento permite mantener la información contable y fiscal organizada, además de cumplir con los lineamientos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Generalmente se utiliza cuando se identifican inconsistencias después de emitir una factura electrónica o cuando es necesario ajustar un recaudo ya registrado, garantizando así que los registros reflejen de manera correcta las operaciones realizadas.
A continuación, te indicamos el proceso:
1. Configura el comprobante para nota crédito electrónica.
2. Elabora la nota crédito por las siguientes rutas:
- Desde + Crear
– Clientes – Nota crédito.
- En la vista de la factura electrónica, selecciona el botón Más
– Aplicar nota crédito.
3. Selecciona la factura a la que vas a aplicar la nota crédito, elige el tipo de comprobante y el motivo de la DIAN.
4. En el detalle de la nota crédito, podrás visualizar los productos y/o servicios facturados, donde podrás modificar la cantidad, si lo requieres, y dejar solo lo que vas a devolver. El campo «Copago / Anticipo» no se mostrará, debido a que el tipo de operación no requiere el registro.
5. Selecciona las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura electrónica, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota crédito electrónica.
6. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres.
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la nota crédito electrónica. (Ejemplo: documento escaneado con la devolución expedida por el cliente).
7. Una vez hayas completado los datos, haz clic en el botón Guardar y enviar 
que encuentras en la parte inferior.
8. Aparecerá una ventana informando que, al enviar la nota crédito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
9. Confirma los datos del contacto y el correo al cual se enviará la nota crédito electrónica.
Con el ícono + podrás crear un nuevo contacto, el cual se guardará en los contactos del tercero y se mostrará de inmediato en el campo “Para”.
Importante:
- El campo “Asunto” se genera automáticamente por el sistema; su contenido depende del estado de la nota crédito.
- Cuando el tercero es consumidor final, el ícono aparecerá deshabilitado, ya que este tipo de tercero es genérico y no permite la creación de contactos.
10. Una vez que la DIAN apruebe la nota crédito, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.
11. En la parte superior podrás conocer el estado de la nota crédito electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta ser enviada por correo a tu cliente.
¡Listo! Con este proceso podrás elaborar tus notas crédito electrónicas para el sector salud – recaudo (SS-Recaudo).
