Elaborar nota de crédito electrónica sin referencia es un proceso que te permite registrar devoluciones o ajustes sobre una factura electrónica cuando no es posible relacionarla directamente en el sistema, por ejemplo, porque ya cuenta con aceptación expresa o tácita o porque fue generada en otro software.
Este procedimiento es útil para mantener organizada tu información contable y cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
A continuación, te explicamos cómo realizar este proceso en Siigo Facturación:
1. Configura el comprobante para nota crédito electrónica.
2. Elabora la nota crédito por las siguientes rutas:
- Desde + Crear
– Clientes – Nota crédito.
- En la vista de la factura electrónica, selecciona el botón Más
– Aplicar nota crédito.
3. Diligencia los datos de encabezado:
- Factura: como la factura electrónica cuenta con el evento de aceptación expresa o tácita, o está registrada en otro software, no debes seleccionarla.
- Tipo: elige el tipo de comprobante de nota crédito electrónica que se utilizará.
- Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a generar la devolución de la factura electrónica.
- Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si te aparece en blanco, es porque esta información no se completó cuando creaste tu cliente; por ende, puedes crearlo desde la opción +Crear nuevo.
- Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.
- Vendedor: aparece el nombre del usuario que ingresó a Siigo y está creando el documento.
- Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla de la moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
- Número de factura y Código Único de Factura Electrónica (CUFE): si la factura electrónica cuenta con el evento de aceptación expresa o tácita, no lo diligencies.
En caso de que necesites elaborar una nota de crédito para una factura electrónica registrada en otro software, indica estos datos.Importante: al no incluir esta información, ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no quedará referenciada a una factura; te recomendamos indicarlo en el campo observaciones.
- Fecha elaboración de factura: elige la fecha de elaboración de la factura electrónica.
- Motivo DIAN: como es una nota crédito electrónica sin referencia, puedes seleccionar cualquiera de los motivos a excepción de «Anulación de factura electrónica» ya que este solicitará los datos de la factura, recuerda que el motivo es un campo que será reportado a la DIAN.
4. Ingresa los datos del detalle de la nota crédito:
- Producto: selecciona el producto o servicio al cual le vas a registrar la devolución, indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que fue creado.
- Cantidad: indica las cantidades a devolver.
- Valor unitario: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos, con la posibilidad de cambiarlo.
- % Desc.: permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: relaciona los impuestos a cargo y de retención que se aplicaron en la factura electrónica.
5. Selecciona las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura electrónica, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota crédito electrónica.
6. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres.
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la nota crédito electrónica. (Ejemplo: documento escaneado con la devolución expedida por el cliente).
7. Una vez hayas completado los datos, haz clic en el botón Guardar y enviar 
que encuentras en la parte inferior.
8. Aparecerá una ventana informando que, al enviar la nota crédito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
9. Confirma los datos del contacto y el correo al cual se enviará la nota crédito electrónica.
Con el ícono + podrás crear un nuevo contacto, el cual se guardará en los contactos del tercero y se mostrará de inmediato en el campo “Para”.
Importante:
- El campo “Asunto” se genera automáticamente por el sistema; su contenido depende del estado de la nota crédito.
- Cuando el tercero es consumidor final, el ícono aparecerá deshabilitado, ya que este tipo de tercero es genérico y no permite la creación de contactos.
10. Una vez la DIAN aprueba la nota crédito, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.
11. En la parte superior podrás conocer el estado de la nota crédito electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta ser enviada por correo a tu cliente y se habilitarán las siguientes opciones:
- Enviar por mail
: puedes enviar por correo electrónico la nota crédito al mismo contacto al cual le fue enviada o a otros. - Imprimir
: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión. - Más
: te permite realizar las siguientes acciones: descargar el XML y actualizar el documento electrónico, en caso de presentarse alguna intermitencia o errores de visualización.
¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo elaborar tus notas de crédito electrónicas sin referencia.
22 comentarios en “Elaborar nota crédito electrónica sin referencia”
Buena tarde, porque si la NC es para aplicar un descuento debo escoger un producto y cantidades?
Buen día Nancy, en Siigo solo es posible generar una nota crédito tanto en valores como en cantidades.
Hice dos notas creditos para la misma factura, que debo hacer?
Buen día Tatiana, puedes anular una nota de crédito aplicando una nota débito a la factura por el valor que corresponda.
Hola,
Cuando intento guardar y enviar una nota crédito o una factura electrónica me dice que el producto se encuentra en modo consulta y que no puedo crear ni editar como arreglo eso?
Buen día Alberto, cuando el programa esta en modo consulta hace referencia a que no estas al día con tu pago, te invitamos a comunicarte a nuestras líneas de call center para mayor información.
estoy tratando de hacer una nota crédito, pero en el campo tipo no me deja seleccionar nada, no sale ninguna opcion.
Buen día Jeiber, es necesario que configures un tipo de nota crédito electrónica, de esta manera.
Hola, no me deja hacer la NC porque me dice que hay campos que son obligatorios pero en las instrucciones dice que se deben dejar vacíos (por ejemplo el CUFE), ¿en este caso qué debo hacer?
Hola Nicolas, si haces una factura sin referencia, no colocas número de factura, solo rango de fecha de la factura. así no te pedirá Cufe, ten en cuenta que si es una nota crédito para anular la factura no se puede hacer sin referencia, es necesario el número y cufe de la factura.
Buenas tardes, estoy tratando de hacer una nota crédito sin referencia pero no me aparece la fecha de elaboración de la factura
Buen día Francisco, al elaborar la nota crédito sin referencia es necesario seleccionar la fecha de elaboración de la factura electrónica de venta de forma manual.
entonces a una factura electronica tacita no se le puede hacer nota credito?… que opcion hay para hacerle nota credito? tedngo ese inconveniente
Hola Jaime, después de todos los pasos ya no te permite hacerle nota crédito, puedes hacerla interna contablemente sin el envío electrónico. Por correo al proveedor.
Buen día, realice una nota credito sin referencia, pero no me aparece en la DIAN, ni cufe, ni nada.
Hola Carolina, la nota crédito que realizaste es el mismo tipo que usas normalmente para el envío electrónico?, te genero algún tipo de error? porque la única diferencia al hacer este tipo de nota, es que no seleccionas una factura para cruzar. Si continua el inconveniente, revisa con un asesor en call center, si tienes la configuración correcta.
si no puedo hacer la nota crédito por que la fecha de creada, enviada y aceptada que no fue el mismo día, que debo hacer para generarlo ya que la empresa me lo exige
Buen día Liliana, es necesario generar la nota crédito electrónica con fecha de elaboración igual a la fecha de envío a la DIAN, de no ser así, será motivo de rechazo en la validación del documento.
HOLA,
como hago para cruzar esa factura que le hice NC sin referencia, para que no me aparezca que la deben y no afecte mi contabilidad? Gracias.
Buen día Diana, puedes realizar el cruce por medio de un comprobante contable.
tengo dudas sobre la emisión de nota credito . no puedo anular una factura con nota credito luego de 10 dias? es decir luego de que el cliente la haya recibido ?
Buen día Yuli, puedes elaborar la nota crédito cuando lo requieras, es necesario tener en cuenta que la fecha de elaboración deberá ser igual a la fecha de envío a la DIAN.